Avviso di convocazione assemblea ordinaria/straordinaria associazione
Descrizione
In questa scheda rendiamo disponibili alcuni modelli, tutti in formato editabile, per la convocazione dell'assemblea (ordinaria o straordinaria) dei soci di una associazione.
Convocazione assemblea associazione: come deve avvenire
Le modalità con cui convocare l'assemblea dei soci è definita dalla statuto, dunque basta ricercare l'articolo e mettere in pratica quanto previsto.
Fatta questa premessa c'è da dire che normalmente la convocazione di un'assemblea avviene in due modi:
- tramite una comunicazione scritta inviata ad ogni singolo socio. Visto che ormai tutti dispongono di una casella di posta, tale comunicazione viene recapitata nella gran parte dei casi tramite email. Altre modalità che possono essere previste dallo statuto sono la posta ordinaria e il fax. Sconsigliati strumenti quali Whatsapp ed SMS se non altro per la difficoltà di riportare tutte le informazioni che devono essere contenute in una convocazione;
- tramite l'affissione nella bacheca della sede dell'associazione o nella home page del sito di un avviso.
È consigliabile attuare entrambe queste modalità per evitare che ci siano contestazioni in merito a mancati avvisi.
Al termine della riunione deve essere redatto, a cura del segretario nominato, un verbale assemblea associazione. Una copia va inoltrata a tutti i soci.
Fac simile lettera di convocazione: quali elementi deve contenere
Va detto innanzitutto che l’avviso di convocazione va riportata su carta intestata dell’Associazione o in alternativa su carta libera con utilizzo di un timbro.
Questi gli elementi che devono essere necessariamente riportati sulla lettera:
- luogo, giorno, data e ora della prima ed eventualmente della seconda convocazione;
- l'ordine del giorno, ossia i temi posti in discussioni (relazione del Presidente, approvazione del verbale della seduta precedente, aggiornamenti sulle attività dei gruppi di lavoro e sullo stato di avanzamento dei progetti in corso, valutazione di proposte per la sede dell’Associazione, modifiche di statuto, approvazione del rendiconto annuale, ecc.).
È bene che sulla lettera sia richiamata la possibilità di conferire delega ad altri soci non amministratori, completando l’allegato presente nello stesso avviso.
Se nell'ordine del giorno è prevista anche la valutazione di una nuova adesione, si può pensare di preparare anche una
nel caso in cui l'asseblea si pronunci positivamente nel merito.
Quanto tempo prima va inviata la convocazione assemblea associazione
Anche questo è un aspetto che deve essere disciplinato dalla Statuto. Normalmente sono previsti
- 10 giorni per le Assemblee ordinarie
- 15 giorni per le Assemblee straordinarie.
L’assemblea sarà validamente costituita secondo le norme statutarie.
