Lettera per accompagnare l'invio di una fattura
Descrizione
Si tratta di alcuni fac simile di lettera che all'occorrenza possono essere allegati a fatture o ricevute e inoltrate al cliente.
Quando utilizzare il modello
La lettera accompagnamento fattura si rivela essere uno strumento molto utile nel caso in cui si dovesse consegnare la fattura al cliente, ma non si avesse la possibilità a farlo di persona. In questi casi non c’è altro modo che affidarsi alla posta tradizionale, al fax o alla posta elettronica (eventualmente alla posta elettronica certificata - PEC).
Nel caso il fac simile si rendesse utile come lettera di accompagnamento fattura via mail, si potrebbe scegliere se inoltrare fattura e lettera come due allegati distinti al messaggio, oppure se servirsi dei modelli qui presenti come “guida” per redigere con più facilità il testo dell’email.
Sul nostro portale si possono inoltre trovare spunti con cui redigere una
Quali informazioni inserire nella lettera accompagnamento fattura
Vediamo ora che tipo di informazioni deve contenere una lettera di accompagnamento alla fattura. Occorre inserire innanzitutto i recapiti del mittente (ossia di colui che ha emesso la fattura), quelli del destinatario e il numero della fattura. È altresì necessario far riferimento all’ordine che è stato effettuato, indicandone la data e l’importo. Non dimenticare di riportare informazioni sulla data di scadenza della fattura e i recapiti a cui far riferimento per qualsiasi informazione o chiarimento.
Poi, soprattutto se si tratta di un nuovo cliente, è importantissimo specificare quali sono le modalità di pagamento accettate. Assegno, versamento tramite bollettino, carta di credito, bonifico bancario: elencare gli strumenti disponibili e fare in modo che i propri clienti abbiano a portata di mano tutti i dati necessari per procedere autonomamente al pagamento. Così in caso di bonifico è importante specificare Iban e intestatario del conto, in caso di assegno (bancario o circolare) è necessario specificare l'esatta intestazione e i recapiti ai quali inoltrarlo, in caso di pagamento mediante bollettino postale occorre riportare il numero di conto e la causale e così via.
Nel caso si tratti di una fattura con ritenuta d'acconto, potrebbe risultare utile aggiungere nella lettera accompagnamento fattura una formula con cui si invita il cliente a provvedere al pagamento della ritenuta d'acconto entro il giorno 16 del mese successivo alla data di pagamento della fattura ed a rimetterne relativa attestazione nei termini di legge.
Alla fine del testo è presente una cordiale formula di chiusura, alla quale seguono data, luogo e firma del mittente. La compilazione del testo è conclusa, ora non resta che accendere il fax, aprire la tua casella di posta elettronica o recarsi alle poste e spedire i documenti al destinatario.
