Modulo rimborso spese di trasferta per dipendenti e collaboratori
Descrizione
Il modulo rimborso spese trasferta va compilato dal lavoratore dipendente o dal collaboratore di un’azienda che per via di una trasferta o di una missione si è trovato costretto ad anticipare certe spese, come ad esempio quelle relative all'acquisto del biglietto del treno, alla prenotazione dell'hotel o all'iscrizione al convegno.
Ai fini del rimborso è molto importante conservare tutti gli scontrini e le ricevute e produrre una fotocopia (come sai la carta chimica sbiadisce in fretta) da allegare alla richiesta di rimborso.
Modulo rimborso spese trasferta: formati disponibili
Un dipendente chiamato a sostenere una trasferta (per concludere un contratto, partecipare ad un corso di formazione, effettuare una presentazione a nuovi potenziali clienti, ecc.) ha la possibilità di ottenere la restituzione delle somme anticipate, sulla base degli accordi stabiliti con l’azienda per cui lavora, dietro presentazione di un modulo rimborso spese trasferta correttamente compilato. La somma che riceve a titolo di rimborso spese può essere riportata in busta paga oppure no: questo dipende dalle mansioni svolte ma soprattutto dagli accordi tra le parti.
In fondo alla pagina sono disponibili due distinti fac simile del modulo rimborso spese trasferta: l'uno in excel e l'altro in doc. Entrambi contengono le stesse informazioni: nome del lavoratore, codice fiscale, qualifica, recapiti e Iban. A seguire indicazione della località di destinazione della trasferta, del periodo e del motivo della missione.
Quindi l'elenco di tutte le spese sostenute: treno, aereo, pasti, ecc. Nel caso in cui il dipendente o collaboratore sia stato autorizzato ad offrire servizi extra al cliente o abbia avuto necessità di fare altre spese oltre a quelle ivi elencate, può farne menzione in corrispondenza del riquadro “Altre spese” allegando tutti gli scontrini.
E' chiaro che l'utilità e la praticità della versione in excel è impareggiabile visto che consente di calcolare in automatico e senza margine di errore la somma di tutte le spese sostenute.
Se non fossi particolarmente soddisfatto di questi modelli, potresti provare a scaricare il modello rimborso spese viaggio excel e il fac simile nota spese excel.
Regolamento rimborso spese trasferta
Molte aziende adottano un vero e proprio regolamento per la disciplina del trattamento delle trasferte e dei rimborsi delle spese sostenute.
Disposizioni che possono riguardare non solo i lavoratori dipendenti e somministrati, ma anche i collaboratori esterni. Possono così vincolare la trasferta ad una preventiva autorizzazione della direzione aziendale, stabilire che i lavoratori inviati in missione usino prioritariamente mezzi di trasporto pubblici o mezzi aziendali o propri solo in caso di orari inconciliabili o se il luogo della missione è difficile o impossibile da raggiungere con mezzi pubblici.
Il regolamento può anche stabilire un tetto massimo di rimborso in ordine alle singole tipologie di spese, così come può disciplinare la documentazione giustificativa del rimborso delle spese di trasferta: titolo di viaggio utilizzato sui mezzi di trasporto pubblico, ricevuta fiscale in caso di noleggio auto o pranzo al ristorante, ricevuta nel caso di uso del taxi e così via.
In definitiva si tratta di un documento estremamente importante, che va letto con attenzione per una corretta compilazione dello stesso modulo rimborso spese trasferta.
