Legge 4 gennaio 1968, n 15
Legge 4 gennaio 1968, n 15
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA E LEGALIZZAZIONE DI FIRME
Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme
Art. 1 (Produzione e
formazione, rilascio, conservazione di atti e
documenti)
Art. 2 (Dichiarazioni
sostitutive di certificazioni)
Art. 3 (Dichiarazioni
temporaneamente sostitutive)
Art. 4 (Dichiarazione
sostitutiva dell'atto di notorietà)
Art. 5
(Documentazione mediante semplice esibizione)
Art. 6 (Trascrizione
dei dati dai documenti esibiti)
Art. 7 (Copie
autentiche)
Art. 8 (Dichiarazioni
e documenti relativi agli incapaci)
Art. 9 (Documenti
spontaneamente esibiti)
Art. 10
(Accertamenti d'ufficio)
Art. 11
(Certificazioni contestuali)
Art. 12 (Redazione
di atti pubblici)
Art. 13 (Stesura
degli atti pubblici)
Art. 14
(Autenticazione di copie)
Art. 15
(Legalizzazione di firme)
Art. 16
(Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o
legalmente riconosciute)
Art. 17
(Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
Art. 18 (Atti non
soggetti a legalizzazione)
Art. 19
(Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile)
Art. 20
(Autenticazione delle sottoscrizioni)
Art. 20 bis
Art. 21 (Regime
fiscale per le autenticazioni e legalizzazioni di
firme)
Art. 22 (Modalità
fiscali per la legalizzazione di firme)
Art. 23 (Esenzioni
fiscali)
Art. 24 (Assenza di
responsabilità della pubblica amministrazione)
Art. 25
(Riproduzione di documenti d'archivio ed altri atti)
Art. 26 (Sanzioni
penali)
Art. 27
(Rinvio)
Art. 28 (Norme
abrogate)
Art. 1
(Produzione e formazione, rilascio, conservazione di atti e
documenti)
La produzione agli organi della pubblica amministrazione di
atti e documenti e la loro formazione, rilascio e
conservazione da parte di tali organi sono disciplinati dalla
presente legge
Art. 2
(Dichiarazioni sostitutive di certificazioni)
La data ed il luogo di nascita, la residenza, la
cittadinanza, il godimento dei diritti politici, lo stato di
celibe, coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza
in vita, la nascita del figlio, il decesso del coniuge,
dell'ascendente o discendente, la posizione agli effetti
degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o elenchi
tenuti dalla p.a. sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali alla istanza, sottoscritte dall'interessato e
prodotte in sostituzione delle normali certificazioni. La
sottoscrizione delle dichiarazioni deve essere autenticata
con le modalità di cui all'art 20
Art. 3
(Dichiarazioni temporaneamente sostitutive)
I regolamenti ministeriali e degli enti pubblici stabiliscono
per quali fatti, stati e qualità personali, oltre quelli
indicati nell'art 2, è ammessa, in luogo della prescritta
documentazione, una dichiarazione sostitutiva sottoscritta
dall'interessato e autenticata con le modalità di cui
all'art. 20 In tali casi la normale documentazione sarà
successivamente esibita dall'interessato a richiesta
dell'amministrazione, prima che sia emesso il provvedimento a
lui favorevole I regolamenti di cui al primo comma
stabiliscono altresì i casi, le modalità ed eventualmente il
termine per la regolarizzazione o la rettifica della
documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione,
nonchè‚, ove occorre, per la rettifica della dichiarazione la
cui irregolarità attenga ad elementi non essenziali (1/a)
Art. 4
(Dichiarazione sostitutiva dell'atto di
notorietà)
L'atto di notorietà concernente fatti, stati o qualità
personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo
dinanzi al funzionario competente a ricevere la
documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal
sindaco, il quale provvede alla autenticazione della
sottoscrizione con la osservanza delle modalità di cui
all'art 20.
Art. 5
(Documentazione mediante semplice esibizione)
Salvo quanto disposto negli artt 2 e 3, la data ed il luogo
di nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o
vedovo ed ogni altro stato o qualità personale possono essere
comprovati mediante esibizione, all'ufficio competente, di
documenti, anche di identità personale, rilasciati ai sensi
delle norme vigenti dalla p a e contenente l'attestazione dei
dati richiesti.
Art. 6
(Trascrizione dei dati dai documenti esibiti)
Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi previsti sono
esibiti al funzionario competente a ricevere la
documentazione, il quale trascrive i loro estremi e i dati da
essi risultanti su apposito modulo da allegare agli atti
dell'istruttoria Il modulo è sottoscritto dall'interessato e
dal funzionario (2). Nel caso in cui non sia prescritta la
presentazione dell'interessato all'ufficio competente, il
modulo puòessere compilato con le predette formalità da un
funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio
dell'amministrazione, o da un notaio, cancelliere, segretario
comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, ed è
trasmesso all'Ufficio competente a cura dell'interessato.
Art. 7
(Copie autentiche)
Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'art 14 possono
essere validamente prodotte in luogo degli originali quando
siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore.
Art. 8
(Dichiarazioni e documenti relativi agli
incapaci)
Se l'interessato è soggetto alla patria potestà, a tutela, o
a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dalla
presente legge sono sottoscritti o esibiti rispettivamente
dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o
dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
Art. 9
(Documenti spontaneamente esibiti)
Fermo restando quanto disposto nei precedenti articoli, sono
validi a tutti gli effetti gli atti e documenti esibiti
spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari
dalla amministrazione.
Art. 10
(Accertamenti d'ufficio)
La buona condotta, l'assenza di precedenti penali e l'assenza
di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate d'ufficio,
presso gli uffici pubblici competenti, dall'amministrazione
che deve emettere il provvedimento Le singole amministrazioni
non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti,
stati e qualità personali che risultino attestati in
documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute
a certificare.
Art. 11
(Certificazioni contestuali)
Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in
ordine a fatti, stati e qualità personali concernenti la
stessa persona debbono essere contenute in un unico documento
Art. 12
(Redazione di atti pubblici)
Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai e tutti gli
altri atti pubblici sono redatti a stampa, o con scrittura a
mano o a macchina I detti sistemi possono essere utilizzati
anche promiscuamente per la redazione di ogni singolo atto
Per la redazione delle certificazioni rilasciate dai
competenti pubblici uffici può utilizzarsi, compatibilmente
con il rispetto delle disposizioni che vietano o subordinano
a speciali formalità la menzione di particolari iscrizioni o
annotazioni, la riproduzione con uno dei procedimenti di cui
al primo comma del successivo articolo 14, degli atti
esistenti in ufficio, con la contestuale attestazione del
pubblico ufficiale che il certificato o l'estratto è
rilasciato in conformità agli atti medesimi (3) Con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri
per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite le
caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione
Art. 13
(Stesura degli atti pubblici)
Il testo degli atti pubblici non deve contenere lacune,
aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni.
Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino
dubbi sul significato delle parole abbreviate. Per le
variazioni da apportare al testo in dipendenza di errori od
omissioni, si provvede con chiamate in calce e si cancella la
precedente stesura in modo che resti leggibile.
Art.
14(Autenticazione di copie)
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti
possono essere ottenute, oltre che con i sistemi previsti
nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o
documento. Tali procedimenti sono specificati con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per
la grazia e giustizia e per il tesoro. Le disposizioni di cui
all'articolo 13 si osservano anche per la formazione di copie
autentiche. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale
è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il
documento, nonch‚ da un notaio, cancelliere, segretario
comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa
consiste nell'attestazione di conformità con l'originale
scritta alla fine della copia, dopo le eventuali chiamate in
calce, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale
deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il
numero dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la
qualifica rivestita nonch‚ apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o
documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone
la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio Il
pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con il timbro
dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie
rilasciate.
Art. 15
(Legalizzazione di firme)
La legalizzazione di firme è l'attestazione ufficiale della
legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti,
certificati, copie ed estratti, nonchè della autenticità
della firma stessa. Nelle legalizzazioni devono essere
indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si
legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare
la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita, nonchè apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 16
(Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o
legalmente riconosciute)
Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente
riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di
studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia
in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi
Art. 17
(Legalizzazione di firme di atti da e per
l'estero)
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da
valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da
queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi,
centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri
organi e autorità delegati dallo stesso (4)
(4/a) Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione Si osserva il secondo comma dell'articolo 18. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla comptente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture (4). Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali
Art. 18
(Atti non soggetti a legalizzazione)
Salvo quanto previsto negli articoli 16 e 17, non sono
soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici
funzionari o pubblici ufficiali sopra atti, certificati,
copie ed estratti dai medesimi rilasciati Il funzionario o
pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del
rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonch‚ apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio
Art. 19
(Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile)
In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato
civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si
osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n 200 (5)
Art. 20
(Autenticazione delle sottoscrizioni)
La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della
pubblica amministrazione può essere autenticata, ove
l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente a
ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal
sindaco. L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla
sottoscrizione e consiste nell'attestazione, da parte del
pubblico ufficiale, che la sottoscrizione stessa è stata
apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità
della persona che sottoscrive. Il pubblico ufficiale che
autentica deve indicare le modalità di identificazione, la
data e il luogo della autenticazione, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita, nonchè apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Per
l'autenticazione delle firme apposte sui margini dei fogli
intermedi è sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga la
propria firma.
Art.
20bis
La dichiarazione di chi non sa o non puòfirmare deve essere
sottoscritta in presenza del dichiarante da due testimoni
idonei ai sensi dell'articolo 47 della legge 16 febbraio
1913, n 89. Il pubblico ufficiale autentica la sottoscrizione
dei testimoni, previa menzione della dichiarazione
dell'interessato sulla causa dell'impedimento a firmare (6)
Art. 21
(Regime fiscale per le autenticazioni e legalizzazioni di
firme)
Le dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2 e 4 sono
esenti da imposta di bollo. L'autenticazione della
sottoscrizione delle dichiarazioni medesime è soggetta alla
imposta di bollo di lire 400, qualunque sia il numero delle
dichiarazioni contenute nell'atto. La legalizzazione di firma
prevista dall'articolo 16 è soggetta alla tassa di
concessione governativa di lire 200. Parimenti è dovuta la
tassa di concessione governativa nella misura di lire 500 per
le legalizzazioni di firma previste dall'articolo 17, commi
primo e quarto, e per la certificazione di conformità al
testo straniero rilasciata, ai sensi del terzo comma dello
stesso articolo, da un traduttore ufficiale con sede nel
territorio dello Stato. L'imposta di bollo di cui al primo
comma, ove per le dichiarazioni non sia stato usato il foglio
bollato, e la tassa di concessione governativa di cui ai
commi secondo e terzo sono corrisposte a mezzo di marche, da
annullarsi col timbro dell'ufficio a cura del pubblico
ufficiale che provvede alle autenticazioni o alle
legalizzazioni. Per le autenticazioni di firma effettuate
dalle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane
all'estero, la imposta di bollo sarà corrisposta al momento
della presentazione delle dichiarazioni sostitutive ad un
pubblico ufficiale residente nel territorio nazionale, che
provvederà, nei modi di cui al comma precedente, ad annullare
le relative marche (7)
Art. 22
(Modalità fiscali per la legalizzazione di
firme)
Agli effetti della legge di bollo la legalizzazione può far
seguito all'atto, ma non può farsi fuori del foglio bollato.
Mancando spazio sufficiente, si deve aggiungere un altro
foglio bollato dello stesso valore di quello usato per
l'atto. In tal caso, si deve applicare nei punti di
congiunzione dei fogli bollati il timbro dell'ufficio (8)
Art. 23
(Esenzioni fiscali)
L'imposta di bollo e la tassa di concessione governativa
previste dall'articolo 21 non sono dovute quando per le leggi
vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito con la
dichiarazione autenticata o in cui è apposta la firma da
legalizzare (9). Eguale beneficio è concesso per gli atti di
coloro che provino il loro stato di povertà mediante
esibizione di certificato attestante che l'interessato è
iscritto nell'elenco dei poveri del comune. In questo caso il
pubblico ufficiale che procede alla autenticazione o alla
legalizzazione riporta sull'atto gli estremi del certificato
di povertà.
Art. 24
(Assenza di responsabilità della pubblica
amministrazione)
La pubblica amministrazione e i suoi dipendenti, salvi i casi
di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per
gli atti emanati ai sensi dei precedenti articoli, quando
l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di
documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a
verità, prodotti dall'interessato o da terzi
Art. 25
(Riproduzione di documenti d'archivio ed altri
atti)
Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di
sostituire, a tutti gli effetti, ai documenti dei propri
archivi, alle scritture contabili, alla corrispondenza ed
agli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta
la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica
anche se costituita da fotogramma negativo. Salvo quanto
previsto nel successivo comma, con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno, per
la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo
parere della commissione di cui all'articolo 12 del decreto
del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n 1409,
sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonchè i
procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e
della autenticazione (9/a). Per le pubbliche amministrazioni
le modalità della riproduzione sono di volta in volta
stabilite con decreto del Ministro per l'interno, sentito il
Ministro interessato, previo parere della commissione di cui
al citato articolo 12 del D P R 30 settembre 1963, n 1049
Art. 26
(Sanzioni penali)
Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di
atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono puniti
ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
A tali effetti, l'esibizione di un atto contenente dati non
più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso e le
dichiarazioni rese ai sensi dei precedenti articoli 2, 3, 4,
8 e autenticate a norma dell'articolo 20 sono considerate
come fatte a pubblico ufficiale. Inoltre, ove i reati
indicati nei precedenti commi siano commessi per ottenere la
nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione
all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi
più gravi può applicare l'interdizione temporanea dai
pubblici uffici o dalla professione o arte. Il pubblico
ufficiale che autentica le sottoscrizioni o al quale sono
esibiti gli atti ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o
esibisce l'atto sulla responsabilità penale cui puòandare
incontro in caso di dichiarazione mendace o di esibizione di
atto falso o contenente dati non più rispondenti a verità..
Nella denominazione di atti usata nei precedenti commi sono
compresi gli atti e documenti originali e le copie autentiche
contemplati dalla presente legge.
Art. 27
(Rinvio)
Salvo quanto previsto negli articoli 7, 11, 12, 13, 14, 17,
18, 19 e 20 nulla è innovato alle norme del R D 9 luglio
1939, numero 1238 (10), concernenti la presentazione dei
documenti necessari per la celebrazione del matrimonio,
nonch‚ alle norme del D P R 3 maggio 1957, n 686 (11),
relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le
carriere statali (12) Restano ferme le disposizioni del R D 4
giugno 1938, n 1269 (13), riguardanti il titolo originale di
studi medi prescritto per ottenere l'ammissione ai corsi
universitari
Art. 28
(Norme abrogate)
Sono abrogate la L 3 dicembre 1942, n 1700
(14), la L 14 aprile 1957, n 251
(15), il D P R 2 agosto 1957, n 678
(16), la L 18 marzo 1958, n 228
(17), la L 15 giugno 1959, n 430
(18), ed ogni altra norma incompatibile con la presente legge
Il D P C M del 3 agosto 1962
(19) sulla redazione a macchina di atti pubblici e le
successive modificazioni restano in vigore fino
all'emanazione dei decreti previsti negli articoli 12 e
14
(1) Pubblicata nella Gazz Uff 27 gennaio 1968, n 23 (1/a)
Vedi il D M 15 ottobre 1990, n 459, riportato al n XXXII,
nonché il D P R 25 gennaio 1994, n 130, riportato al n
XXXV
(2) Comma così sostituito dall'art 2, L 11 maggio 1971, n
390, riportata al n XI
(3) Comma così inserito dall'art 3, L 11 maggio 1971, n 390,
riportata al n XI
(4) Comma così sostituito dall'art 4, L 11 maggio 1971, n
390, riportata al n XI
(4/a) Il D M 2 agosto 1989 (Gazz Uff 30 agosto 1989, n 202)
ha così disposto:
®La competenza a legalizzare le firme sugli atti e documenti
rientranti nelle attribuzioni degli organi periferici del
Ministero della difesa e da valere all'estero è delegata alle
prefetture della Repubblica nella cui circoscrizione
territoriale gli organi stessi hanno, rispettivamente, sede I
prefetti della Repubblica sono incaricati dell'esecuzione del
presente decreto
(5) Riportato alla voce Diplomazia e consolati
(6) Articolo aggiunto dall'art 5, L 11 maggio 1971, n 390,
riportata al n XI
(7) Così sostituito dall'art 6, L 11 maggio 1971, n 390,
riportata al n XI
(8) Così sostituito dall'art 7, L 11 maggio 1971, n 390,
riportata al n XI
(9) Comma così sostituito dall'art 8, L 11 maggio 1971, n
390, riportata al n XI
(9/a) Vedi il D P C M 11 settembre 1974, riportato al n
XXII
(10) Riportato alla voce Stato civile
(11) Riportato alla voce Impiegati civili dello Stato
(12) Comma così modificato dall'art 9, L 11 maggio 1971, n
390, riportata al n XI
(13) Riportato alla voce Istruzione pubblica: istruzione
superiore
(14) Già riportata al n I
(15) Già riportata alla voce Redazione a macchina di atti
pubblici
(16) Già riportato al n IV
(17) Già riportata al n V
(18) Sostituiva l'art 2, D P R 2 agosto 1957, n 678, già
riportato al n IV
(19) Riportato alla voce Redazione a macchina di atti
pubblici.