Ispettorato del Lavoro denuncia telecamere: PDF editabile
Modulo con cui il datore di lavoro può richiedere all'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) l'autorizzazione alla videosorveglianza dei dipendenti, vale a dire il permesso ad installare nei luoghi di lavoro impianti audiovisivi. In questa stessa scheda sono altresì disponibili i moduli per la:
- richiesta di installazione e utilizzo di impianti e apparecchiature di localizzazione satellitare;
- richiesta di installazione di altri strumenti di controllo;
- dichiarazione sostitutiva per marca da bollo.
Autorizzazione videosorveglianza dipendenti: perché va richiesta
Sempre più aziende avvertono la necessità di installare nei luoghi di lavoro impianti di videosorveglianza, apparecchi GPS sulle vetture aziendali o altri strumenti di controllo a distanza. I motivi sono dettati fondamentalmente da esigenze organizzative, di tutela e prevenzione contro i rischi di furti e intrusioni, di sicurezza dei luoghi di lavoro.
Ma se da una parte c'è la necessità di collocare dei dispositivi di videosorveglianza, dall’altro le aziende sono tenute però a rispettare non solo l'art. 4 dello statuto dei lavoratori, ma anche la normativa sulla privacy che limita e regolamenta l’uso di queste specifiche tecnologie di controllo a distanza.
In particolare ogni azienda è tenuta ad inviare un’istanza di autorizzazione scritta all'Ispettorato Nazionale del Lavoro prima di procedere all’installazione dei dispositivi di videosorveglianza e controllo a distanza dei lavoratori, con cui di impegna a rispettare le normative vigenti e ad allegare i documenti necessari al rilascio.
Videosorveglianza dipendenti: quando è possibile
L’articolo 23 del DLsg 14/9/2015 n. 151 ha introdotto nuovi limiti al controllo a distanza dei lavoratori mediante tecnologie GPS e videosorveglianza (telecamere), stabilendo che queste tecnologie possono essere utilizzate solo per
- esigenze organizzative e produttive (impiego di macchinari e impianti che necessitano di continuo monitoraggio, controllo video della qualità di prodotto / processo, ecc.);
- la sicurezza del lavoro (necessità di garantire rapido intervento delle squadre di soccorso in caso di infortunio, svolgimento di attività particolarmente pericolose o impiego di materiali nocivi, ecc.);
- la tutela del patrimonio aziendale (intromissioni o furti denunciati, presenza di componenti o beni immateriali di elevato valore intrinseco, ecc.).
E' invece da considerarsi illegittima l'utilizzo della videosorveglianza professionale al solo scopo di controllare il lavoro e l'operato dei dipendenti.
L’azienda, inoltre, è tenuta a stipulare con le rappresentanze sindacali un accordo collettivo che autorizzi l’impianto di videsorveglianza oppure, in caso di mancato accordo con tali organismi, ad inviare il modulo autorizzazione videosorveglianza dipendenti alla Direzione Territoriale del'Ispettorato del Lavoro.
I lavoratori, inoltre, devono essere adeguatamente informati circa l’istallazione e le modalità d’utilizzo dei dispositivi di videsorveglianza nei luoghi di lavoro, attraverso la diffusione di una circolare e la predisposizione di apposita segnaletica da parte dell'azienda.
E' bene ricordare che in linea tendenziale il tempo di conservazione delle immagini è di 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa e dell’Autorità Giudiziaria. Per eventuali allungamenti dei tempi di conservazione delle immagini oltre le 24 ore e fino ad un massimo di 7 giorni,è necessario fornire una puntuale e specifica motivazione.
E' essenziale che il soggetto richiedente legga con attenzione tutta la parte relativa agli obblighi aziendali, sia in materia di videosorveglianza, sia in materia di localizzazione satellitare dei lavoratori. Eventuali abusi prevedono sanzioni assai onerose, sicché è consigliabile sempre agire in buona fede e nel rispetto della normativa vigente.
Le stesse regole e procedure non si applicano ai rapporti di lavoro domestici, per i quali è tuttavia richiesta la predisposizione e presa visione di questo
Modulo autorizzazione videosorveglianza dipendenti
Si tratta di un documento estremamente ricco di contenuti, eppure semplice da compilare. Si tratta di un file in formato pdf editabile, questo significa che per inserire i dati richiesti basta posizionare il cursore su ogni singolo campo, digitare il testo e passare oltre.
Qualora ci fossero errori, è possibile tornare indietro e correggerli. Attenzione: una volta ultimata la compilazione, non è possibile salvare i dati inseriti nel modulo. Quindi se desideri una copia da archiviare sul tuo pc, non devi far altro che stampare il modulo compilato in formato PDF.
All'interno del modulo vanno inseriti innanzitutto i dati relativi a:
- nome del rappresentante legale;
- nome della ditta/società, p.iva, iscrizione cciaa, PEC, ecc.;
- motivi per cui si chiede di installare le telecamere;
- numero dei lavoratori in forza all'azienda;
- sede della ditta o dell'unità operativa presso cui si vogliono installare le telecamere.
A questo punto il modulo riporta il testo relativo alla dichiarazione del rappresentante/titolare della ditta, riguardo al fatto che:
- le apparecchiature riprenderanno i luoghi di lavoro connessi alle esigenze per le quali viene richiesta la presente autorizzazione;
- le telecamere non riprenderanno luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori (spogliatoi o servizi);
- ove possibile le telecamere non riprenderanno postazioni di lavoro in maniera continuativa;
- le immagini non saranno in alcun modo diffuse all’esterno, tranne che per la citata necessità di tempestiva consegna all’Autorità giudiziaria competente qualora si verifichi una fattispecie delittuosa;
- si provvederà ad informare tutti i lavoratori nelle forme previste dall'art.4, comma 3, della legge n.300/1970;
- sarà rispettata la disciplina dettata dal Regolamento UE 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali.
Autorizzazione videosorveglianza dipendenti: cosa allegare
Al modulo autorizzazione videosorveglianza dipendenti occorre allegare la seguente documentazione:
- relazione, firmata dal Legale Rappresentante, dove illustrare:
a) la specificazione delle esigenze di carattere organizzativo; produttivo; sicurezza sul lavoro ovvero di tutela del patrimonio aziendale poste a fondamento dell’istanza;
b) la modalità di funzionamento, di conservazione dei dati e loro gestione nonché i seguenti elementi;
- n. 1 marca da bollo da € 16,00 per l'istanza e n. 1 marca da bollo da € 16,00 per il rilascio del provvedimento (in totale n. 2 marche da bollo da € 16,00) da consegnarsi a mano o a mezzo posta. In caso di trasmissione dell’istanza in modalità telematica ed accettazione della trasmissione del provvedimento in modalità analoga, unitamente alla presente istanza, deve essere trasmessa l’apposita “dichiarazione sostitutiva per marca da bollo” scaricabile da questa stessa scheda;
- n. 1 busta affrancata, se richiesto il recapito del provvedimento autorizzativo a mezzo posta raccomandata a/r.
È doveroso prestare attenzione anche alle modalità d’invio della documentazione. In particolare la trasmissione può avvenire tramite PEC o posta raccomandata, alla sede territoriale dell'Ispettorato del Lavoro. L'elenco delle sedi territoriali è consultabile a questa pagina: www.ispettorato.gov.it/it-it/il-ministero/Uffici-periferici-e-territoriali/Pagine/default.aspx.
Geolocalizzazione dipendenti: la richiesta di autorizzazione
Esattamente come per gli impianti di videosorveglianza, anche l’istallazione dei dispositivi di geolocalizzazione richiede un'autorizzazione da parte dell'Ispettorato del lavoro.
La procedura è la stessa, anche se in questo caso occorre utilizzare il modello specifico disponibile in questa scheda.
Per quanto riguarda la relazione, nel caso di di installazione e utilizzo di impianti e apparecchiature di localizzazione satellitare, questa deve specificare tra l'altro:
- le modalità di localizzazione del sistema satellitare relativo alle apparecchiature oggetto della presente istanza, eventuale possibilità di conoscibilità e disattivazione da parte del lavoratore, modalità e tempi di conservazione dei dati, eventuale possibilità di visualizzazione in tempo reale e sistema di registrazione degli accessi, allegati tecnici descrittivi del tipo (modello e marca) delle apparecchiature utilizzate, anche nella sede ricevente, ogni ulteriore informazione ritenuta necessaria;
- eventuali denunce di furti e/o rapine presentate c/o il Comando Carabinieri o la Questura.
