Fac simile lettera consegna carta di credito aziendale a dipendente
Fac simile di lettera con cui la direzione amministrativa dell'azienda comunica al proprio dipendente la consegna di una carta di credito aziendale da utilizzarsi esclusivamente per effettive necessità connesse all'attività lavorativa.
Consegna carta di credito aziendale: come funziona
L'azienda può decidere di assegnare al proprio dipendente una carta di credito da utilizzarsi per esigenze di servizio debitamente comprovate: spese di trasporto, di vitto e di alloggio sostenute in occasione di missioni, acquisti straordinari e urgenti preventivamente autorizzati, spese di rappresentanza, spese di piccola cassa per l’acquisto di beni e servizi in situazioni di urgenza e qualora sia impossibile ottenerne l'autorizzazione e via discorrendo.
La lista delle spese ammissibili è definita dalla direzione amministrativa dell'azienda e normalmente è contenuta in un apposito regolamento di utilizzo della carta di credito aziendale.
Le spese effettuate con la carta di credito aziendale dovranno essere rendicontate allegando alle diverse ricevute di utilizzo della carta i rispettivi giustificativi di spesa: scontrini, fatture, ricevute, bollette ecc.
In qualunque momento la direzione aziendale può disporre la revoca, la sospensione o la limitazione dell'uso della carta di credito nei confronti del dipendente assegnatario.
Il dipendente è tenuto ad adottare ogni misura idonea per la custodia e il buon uso della carta di credito. Egli si assume anche la responsabilità per l’eventuale uso non autorizzato della carta di credito.
In caso di furto o smarrimento della carta, il titolare è tenuto a:
- darne immediata comunicazione all’istituto di credito fornitore del servizio secondo le modalità contrattualmente previste. Questo il fac simile denuncia smarrimento carta di credito;
- denunciare l’accaduto alla competente autorità di pubblica sicurezza;
- informare dell'accaduto la direzione amministrativa dell'azienda e trasmettere copia della denuncia.
Qualora il titolare ometta del tutto o in parte gli obblighi su indicati, in caso di smarrimento o furto, sarà responsabile delle eventuali spese addebitate per utilizzo fraudolento della carta.
La consegna della carta di credito, così come la sua restituzione, deve risultare da atto sottoscritto dal responsabile amministrativo e dal dipendente.
Lettera consegna carta di credito aziendale: esempio
Gentile ……………………,
la presente per comunicarle che, in risposta alla sua richiesta, abbiamo deciso di assegnarle la carta di credito aziendale di ……… (nome dell'azienda), con cui potrà gestire in maniera più facile ed efficiente le spese connesse alla sua attività.
Questi i dettagli della carta di credito aziendale:
- Nome del titolare della carta: …………………
- Numero della carta di credito: ……………………
- Data di scadenza: ……………………
- Limite di credito: ……………….
Quale titolare della carta di credito è tenuto ad adottare misure di massima cautela per la custodia e l’utilizzo della stessa anche e soprattutto nel caso di pagamenti mediante sistemi elettronici attraverso web server internet.
Si assicuri di firmare la parte posteriore della carta prima di utilizzarla e di non condividerne le informazioni con nessun'altra persona al di fuori dell'azienda.
In caso di smarrimento o furto della carta, dovrà darcene tempestiva comunicazione al fine di procedere al blocco della stessa e prevenire in questo modo utilizzi non autorizzati.
Per ulteriori dettagli sulle modalità di utilizzo, i limiti e le responsabilità correlate a questa carta, La invitiamo a prendere visione del nostro “Regolamento per l’assegnazione e l’utilizzo delle carte di credito aziendali”.
La carta di credito le sarà consegnata entro …. giorni/settimane dalla ricezione della presente. La preghiamo di firmare la ricevuta a conferma dell’avvenuta ricezione della carta.
Per ulteriori chiarimenti può contattare il nostro ufficio amministrativo al numero …………. o via email all'indirizzo ………………
Cordiali saluti.
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