Accordo individuale smart working fac simile: modulo editabile, PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 28/04/2025

Fac-simile di accordo individuale per la prestazione di lavoro agile o Smart working, ai sensi degli articoli 18 e ss. della legge n. 81/2017. Questo perché per legge il lavoro agile deve formare oggetto di un accordo scritto.

Cosa si intende per Smart Working

Lo Smart Working è un nuovo modo di lavorare. Il concetto è stato introdotto nella legislazione italiana con il termine lavoro agile, il quale suggerisce l’adozione di nuovi schemi, più flessibili e dinamici, per svolgere tutte le attività che finora hai eseguito in ufficio. La disciplina, contenuta nella legge del 22 maggio 2017, n. 81, illustra i vantaggi di questa nuova forma di lavoro, che pur svolgendosi “da remoto” è molto diversa dal telelavoro.

Insomma lo Smart Working ha tutte le carte in regola per poter essere un ottimo compromesso per le aziende, le pubbliche amministrazioni e chiaramente anche per i lavoratori.

L’introduzione dello Smart Working, si dice all'art. 18, ha l’obiettivo di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro" attraverso la promozione di un nuovo modo di svolgere l’attività lavorativa, frutto di un accordo fra datore e lavoratore, dove vengono fissati degli obiettivi e ci si svincola dal luogo di lavoro come dal rispetto di certi orari, anche grazie all'impiego di strumenti tecnologici.

Il lavoratore dipendente può svolgere la propria attività lavorativa in parte all'interno di locali aziendali e in parte fuori dall’ufficio, senza una postazione fissa, dunque presso la propria abitazione, in uno spazio di coworking, nella casa di campagna o in un qualsiasi altro luogo. All’azienda non interessa dove egli lavora, per il semplice motivo che lo valuta sulla base dei risultati raggiunti. L'importante, come detto, che una parte dell'attività lavorativa venga comunque svolta in azienda.

Con lo smart working non ci sono vincoli di orario e il lavoro viene organizzato in base a cicli o fasi oppure agli obiettivi fissati dal datore di lavoro. Chiaramente anche il lavoro agile deve attenersi alle norme attualmente in vigore, che impongono ai dipendenti un massimo di 48 ore settimanali di lavoro, con un intervallo minimo di 11 ore tra un turno e l’altro.

Le due parti devono avvalersi di strumenti che garantiscano una buona interazione, anche a distanza, per questo l’azienda può fornire i dispositivi elettronici utili all’attività lavorativa (di cui ogni lavoratore è responsabile), oppure può ospitare i dipendenti in un hub aziendale, ubicato fuori dalla sede lavorativa.

Lavorare con la formula dello smart working o lavoro agile è una possibilità che viene offerta al personale dipendente di aziende pubbliche e private, tuttavia ogni singolo individuo deve avere la possibilità di accettare o rifiutare l’offerta, in base a quelle che sono le proprie esigenze.

Diritti e doveri dello smart worker

Il lavoratore in “smart working” non ha diritto ad alcun trattamento di missione o di indennità, ma mantiene tutti i diritti e i doveri connessi al suo rapporto di lavoro subordinato. Anche la retribuzione resta identica rispetto a quella percepita da un lavoratore dello stesso livello che presta la propria attività in azienda.

Il lavoratore in “smart working” è tenuto a partecipare alle riunioni di lavoro e ai corsi di formazione e aggiornamento, così come a programmare l’attività con il responsabile del proprio ufficio, alla pari di un qualsiasi altro lavoratore. Infatti lo “smart working” determina solo un parziale e momentaneo mutamento del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa e non pregiudica il normale esercizio dei poteri di direzione controllo da parte della società datrice di lavoro.

E' possibile prevedere l'installazione di strumenti di controllo, ma se la sede di lavoro è il domicilio del lavoratore risulta impossibile la vigilanza da parte del datore di lavoro.

Il lavoratore in “smart working” ha diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività.

Chi deve fornire gli strumenti tecnologici

Il lavoratore potrebbe ricevere in comodato d’uso dalla propria azienda e per tutta la durata del periodo di smart working, tutti gli strumenti necessari per lo svolgimento dell’attività lavorativa (computer, stampante, ecc.).

In ogni caso il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Generalmente i costi relativi alla connessione internet sono a carico del lavoratore, così come i costi per l'energia elettrica e la rete telefonica fissa, a meno che la prestazione di lavoro non venga svolta presso gli hub aziendali.

Cosa prevede il contratto di smart working

Sul contratto devono essere chiaramente specificati:

• la durata del contratto. A tal proposito va detto che l'accordo per la prestazione di lavoro agile o smart working può essere a termine o a tempo indeterminato. In quest'ultimo caso il lavoratore ha la facoltà di recesso con un preavviso minimo di 30 giorni (90 giorni se è disabile). Non è tenuto ad alcun preavviso in presenza di un giustificato motivo;
• il luogo della prestazione (domicilio, residenza, hub aziendale, ecc.)
• la fornitura (eventuale) di attrezzature di lavoro (notebook, stampante, connessione di rete, ecc.). In questo caso la manutenzione delle stesse resta a carico dell'azienda;
• il riferimento alla normativa applicabile. In proposito va detto che il rapporto di lavoro continua ad essere regolato dalla normativa in vigore per il personale che presti la propria attività con la modalità tradizionale;
• la collocazione delle ore nella giornata e nella settimana di smart work;
• le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa;
• l’obbligo di riservatezza e privacy. Il riferimento è ai dati e alle informazioni aziendali in possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale;
• la facoltà di recesso dell’azienda e del lavoratore.

Infine dal 1° Settembre 2022 i datori di lavoro (sia pubblici che privati) hanno l'obbligo di inoltrare al Ministero del Lavoro - entro il termine di 5 giorni - questa

• comunicazione smart working

contenente i nominativi dei dipendenti che operano con la modalità del lavoro agile. La procedura è disponibile sul portale Servizi Lavoro, che prevede l'accesso con Spid o Carta di identità elettronica.

Accordo individuale smart working fac simile

Denominazione sociale
SMART WORK - ACCORDO INDIVIDUALE

Egregio Sig.
................,...............

Con riferimento alla richiesta da Lei avanzata di poter partecipare alla sperimentazione di forme di smart work, Le comunichiamo che abbiamo deciso di accogliere la Sua istanza e di procedere conseguentemente alla suddetta sperimentazione che sarà regolata come segue:

1. Definizione di smart work

Lo smart work costituisce una modalità flessibile e semplificata di lavoro da remoto, diversa dal telelavoro, per cui la prestazione lavorativa potrà essere espletata, per un giorno alla settimana, al di fuori dalla propria abituale sede di lavoro presso:

• a Sua abitazione;
• altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
• hub aziendale ove disponibile. 

2. Durata dello smart work

Ella ha la possibilità di iniziare la Sua attività in smart work per n° ___ ore settimanali (e n. __ ore giornaliere), a decorrere dal .......... e sino al ……………….

Trascorso tale periodo verrà ripristinata – senza necessità di alcuna comunicazione preventiva – l’originaria modalità della prestazione di lavoro nei locali dell’Azienda in......

Qualora da parte nostra si ravvisi la possibilità di prorogare il termine sopra indicato di altri .... mesi provvederemo a dargliene notizia con un preavviso di almeno un mese rispetto alla scadenza del ...... stipulando, se necessario, nuovo specifico accordo individuale.

3. Luogo della prestazione

Fermo restando che la Sua sede di lavoro ad ogni altro effetto continua ad essere in....., durante il periodo in cui svolgerà l’attività lavorativa oggetto della presente è stabilito su Sua espressa richiesta che Ella operi presso il Suo domicilio a.... ovvero presso:

• altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
• hub aziendale ove disponibile;

Naturalmente senza che ciò possa comportare il riconoscimento di alcun trattamento di missione ovvero di qualsivoglia altra indennità comunque connessa alla Sua nuova temporanea allocazione.

Per quanto ovvio, la prestazione lavorativa nelle giornate ulteriori rispetto a quella in smart work, dovrà essere effettuata presso la Sua abituale sede di lavoro, fatte salve le trasferte di lavoro e la partecipazione a iniziative formative fuori sede.

4. Attrezzature di lavoro / Connessioni di rete

Per effettuare la prestazione lavorativa smart work risulta sufficiente la dotazione di un personal computer portatile aziendale.

L’azienda si impegna pertanto a fornirLe in comodato d’uso – ex art. 1803 e seguenti del c.c. – e per tutta la durata del periodo di smart work, detti apparati, sempre che non ne sia già in possesso per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

La manutenzione dell’apparato aziendale in argomento resta a carico dell’Azienda.

Ella si impegna a prendere visione del “Prontuario di prima informazione sulla Salute e Sicurezza sul lavoro” allegato al presente.

Per parte Sua Ella assume espressamente l’impegno ad utilizzare gli apparati aziendali ed i programmi informatici messi a Sua disposizione esclusivamente nel nostro interesse, a rispettare le relative norme di sicurezza, a non manomettere in alcun modo detti apparati e a non consentire ad altri l’utilizzo degli stessi.

Per quanto riguarda la strumentazione necessaria per la connessione alla extranet Aziendale, considerata la natura non stabile e non continuativa dell’attività fuori sede di cui allo smart work disciplinato dal presente accordo, Lei si impegna ad utilizzare quella di proprietà personale (fissa, wi-fi, wireless).

Presso gli hub aziendali, invece, la connessione potrà avvenire con collegamento diretto alla intranet aziendale via LAN o wi-fi.

5. Normativa applicabile

Le precisiamo, per quanto possa occorrere, che nel corso del periodo durante il quale Ella presterà la Sua attività con la modalità smart work, il Suo rapporto di lavoro continuerà ad essere regolato dalla normativa in vigore per il personale che presti la propria attività con la modalità tradizionale.

In caso di ferie, malattia e qualunque altro tipo di assenza disciplinata dalla normativa in discorso, per quanto ovvio, Ella è tenuto a rispettare gli oneri di comunicazione e/o richiesta previsti.

In relazione ai peculiari presupposti dello smart work, Le verrà riconosciuta l’erogazione del buono pasto – se ed in quanto spettante in relazione ai criteri aziendalmente in atto – solo per i giorni di attività lavorativa in sede o presso hub aziendale, con esclusione di qualsiasi trattamento di missione.

6. Collocazione della giornata di smart work e orario di lavoro

La collocazione delle ore nella giornata e nella settimana di smart work sarà definita direttamente con il Suo Responsabile diretto; potrà avere collocazione mobile nella settimana secondo una pianificazione che sarà pure definita con il Suo Responsabile.

La Sua prestazione lavorativa si effettuerà, di massima, in correlazione temporale con l’orario normale applicabile alla struttura di appartenenza con le caratteristiche di flessibilità temporale propria della Sua categoria, fermo restando che Ella deve comunque garantire la Sua reperibilità nelle fasce orarie definite con il Suo Responsabile.

7. Prestazione

Lei riconosce che la prestazione lavorativa resa in forme di smart work comporti, in modo specifico, una condotta informata, ai principi di correttezza, disciplina, di dignità e moralità.

Durante l’orario di lavoro della giornata effettuata in smart work Lei dovrà essere costantemente raggiungibile sia via telefono che in connessione Lync. In ogni caso, è suo diritto disconnettersi dalle strumentazioni tecnologiche e informatiche dalle ore _______ alle ore _________

Le precisiamo che Ella è tenuta nel caso di impedimenti di qualsivoglia natura (a titolo esemplificativo e non esaustivo: malfunzionamento degli impianti, mancata ricezione dei dati necessari) a segnalare al Suo Responsabile, con la massima tempestività, la situazione così venutasi a determinare.

L’Azienda si riserva in tal caso di richiamarLa in sede.

Le rammentiamo inoltre che Ella, com’è ovvio, dovrà farsi carico ogni qual volta ne ravvisi la necessità – in relazione a dubbi ovvero a problemi insorti – di interpellare il Responsabile dell’Ufficio per ricevere le istruzioni e le direttive del caso.

8. Comunicazioni

Le confermiamo che provvederemo naturalmente ad assicurarLe la necessaria informativa riguardo alle istruzioni operative ed ai temi aziendali di Suo interesse.

9. Riservatezza e Privacy

Le rammentiamo infine che, a norma di legge e di contratto, Ella è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in Suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale e che conseguentemente dovrà adottare – in relazione alla particolare modalità della Sua prestazione – ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.

Inoltre, nella qualità di “incaricato” del trattamento dei dati personali, anche presso il Suo luogo di prestazione fuori sede, dovrà osservare tutte le istruzioni e misure di sicurezza di cui alla lettera di nomina di cui ha già preso visione.

In particolare, con riferimento alle modalità smart work, richiamiamo la sua attenzione sui seguenti punti di cui alle citate istruzioni:

• deve porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel Suo luogo di prestazione fuori sede;
• deve procedere a bloccare l’elaboratore in dotazione in caso di allontanamento dalla Sua postazione di lavoro, anche per un intervallo molto limitato di tempo;
• alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera è obbligatorio da parte Sua conservare e tutelare i documenti eventualmente stampati provvedendo alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrato presso la Sua abituale sede di lavoro;
• qualora, invece, in via d’eccezione, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il Suo domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà essere riposto in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura.

10. Facoltà di recesso dell’Azienda

Considerato che lo smart work potrà essere realizzato e mantenuto solo quando e finchè tale modalità lavorativa consenta il mantenimento del medesimo livello quali-quantitativo di prestazione e di risultati che si sarebbero conseguiti presso la sede aziendale, in assenza di dette condizioni l’Azienda, dopo opportuni colloqui gestionali volti a verificare direttamente con Lei quanto in corso, potrà, se la predetta situazione perdura, nonostante detti colloqui, recedere dal presente accordo con effetto immediato.

11. Facoltà di recesso della Lavoratrice / Lavoratore

Ella ha facoltà di recedere dal presente accordo in via anticipata rispetto alla scadenza dello stesso, dandone formale comunicazione con il preavviso di sette giorni.

La preghiamo di volerci restituire copia della presente da Lei sottoscritta in segno di ricevuta ed accettazione.

Cordiali saluti.

Luogo, data ______________

Il datore di lavoro ________________ (firma)

Per ricevuta e accettazione

Il lavoratore _____________________ (firma)

Smart working: regole contro la discriminazione

L’articolo 20 della legge 22 maggio 2017, n. 81 è dedicato a “Trattamento, diritto all'apprendimento continuo e certificazione delle competenze del lavoratore”. Quello che ci interessa approfondire sono le regole contro la discriminazione dello smart worker. Chi lavora parzialmente da casa o comunque fuori dall’ufficio ha il diritto di ottenere lo stesso trattamento, economico e normativo, di chi svolge l’attività lavorativa esclusivamente nella sede aziendale.

Il testo, infatti, stabilisce che lo smart worker “ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in attuazione dei contratti collettivi di cui all'articolo 51 del decreto legislativo15 giugno 2015, n. 81, nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda.”

Il lavoratore è soggetto a controllo?

Nonostante l’attività lavorativa, o quantomeno una parte di essa, venga svolta dal lavoratore fuori dalla sede aziendale, il datore di lavoro ha comunque il diritto e il potere di controllare le prestazioni del suo dipendente, in virtù di quanto disposto dall'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, e successive modificazioni. Qualora il datore di lavoro lo ritenga opportuno, egli potrebbe addirittura installare dei dispositivi o dei programmi di controllo, a meno che ciò non pregiudichi la privacy nel domicilio del lavoratore.

Inoltre lo smart worker deve partecipare alle riunioni di lavoro e agli eventuali corsi di formazione e/o aggiornamento organizzati dall’azienda. Se di norma egli è tenuto alla programmazione dell’attività lavorativa insieme al suo responsabile o al team del reparto, questo aspetto non cambia con l’attivazione del contratto di smart working.

Smart working e diritto alla disconnessione

Portando l’attività lavorativa dentro le mura domestiche o in un qualsiasi altro luogo, c’è il rischio di ritrovarsi spaesati. Lavorare da casa presuppone organizzazione dei tempi e molta concentrazione, altrimenti si rischia di prolungare l’attività lavorativa, o renderla inconcludente, facendo pause lunghissime e ingiustificate. Occhio, quindi, a regolare i tempi da destinare al lavoro e quelli da dedicare alla vita personale, agli hobby, agli affetti.

Secondo la normativa vigente (lo abbiamo accennato già nel paragrafo precedente) devono essere garantite allo smart worker le medesime tutele di un qualsiasi altro lavoratore. Il numero massimo di ore da dedicare al lavoro in una settimana sono 48, mentre l’intervallo tra i turni deve essere di almeno 11 ore. Nell’intervallo, il lavoratore ha il diritto di spegnere i dispositivi elettronici e non rispondere a messaggi su whatsapp, email o telefonate di lavoro.

Le tutele in tema di sicurezza sul lavoro

Se lo smart worker conserva i medesimi diritti di un qualsiasi altro dipendente, egli dovrà anche essere informato sulle condizioni per lavorare in sicurezza, e di conseguenza rispettarle di modo da ridurre i rischi di infortunio. In questo caso, è compito del datore di lavoro e del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza offrire un’adeguata informazione e formazione allo smart worker, così da tutelare la sua posizione, in qualsiasi luogo egli decida di svolgere la propria attività lavorativa.

Nello specifico, l’articolo 22 della legge sul lavoro abile, stabilisce che “il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”.

Assicurazione per infortuni e malattie professionali

Continuiamo ad elencare le tutele offerte ai dipendenti che svolgono il lavoro agile: per garantire allo smart worker la stessa tutela di un qualsiasi altro dipendente, egli dovrà godere di una copertura assicurativa contro gli infortuni e le malattie professionali. Anche se il lavoratore agile non si reca in ufficio, ma svolge le proprie mansioni in un altro luogo, è esposto al rischio di un incidente in itinere o allo sviluppo di un qualsiasi altro tipo di malattia professionale. Dunque è un suo diritto essere tutelato da un’assicurazione che lo copra anche mentre lavora al di fuori della sede aziendale.

Libertà nell’organizzazione della giornata lavorativa

Oltre a ridurre le dimensioni dei locali che l’azienda deve destinare al personale, oltre a limitarne il sovraffollamento, oltre ad eliminare lo stress e i costi relativi agli spostamenti e ai pasti, lo smart working o lavoro abile offre ai lavoratori dipendenti la possibilità di organizzare autonomamente la propria attività lavorativa. Se ben ricordi, lo abbiamo accennato all’inizio del testo: il lavoro agile mette al primo posto la produttività, la quale deve essere garantita all’azienda in ogni caso.

Per gli orari lavorativi, invece, non ci sono vincoli. Lo smart worker può eseguire le mansioni programmate insieme ai responsabili o ai colleghi quando lo ritiene più opportuno. Facciamo un esempio: la mattina, invece di indossare giacca e cravatta per correre in città, lo smart worker può dedicarsi ad un hobby, può fare una passeggiata, accompagnare i figli a scuola, prendersi del tempo libero. In seguito chiaramente dovrà eseguire l’attività lavorativa prevista, rispettando gli accordi presi con l’azienda (consegna di un rapporto, redazione di un progetto, predisposizione di una ricerca entro la data "x", ecc.) . Chiaramente potrà farlo da casa, da una caffetteria, da un ufficio privato o da un qualsiasi altro posto che gli consenta di svolgere le sue mansioni.

Differenza tra telelavoro e smart working

Le differenze tra telelavoro e smart working sono diverse, proviamo ad elencarne alcune.

Con il telelavoro si realizza un trasferimento della sede lavorativa dai locali dell’azienda all’abitazione del lavoratore, mentre con lo smart working il lavoro viene svolto in parte all’interno dell’azienda e in parte all’esterno senza una postazione fissa (a casa, presso un coworking, dal cliente e così via).

Con il telelavoro si stabilisce in maniera rigida modalità e orari di lavoro, con lo smart working il lavoratore acquisisce una piena autonomia organizzativa, in cambio di una responsabilizzazione sui risultati. Si tratta in definitiva di un modo diverso e più intelligente di lavorare e non di una semplice trasposizione all’esterno delle modalità lavorative aziendali.

Infine il telelavoro, a differenza dello smart working, non gode di un quadro normativo specifico e la sua applicazione si fonda unicamente sulla base di accordi collettivi.