Richiesta locali comunali in comodato d'uso: fac simile editabile

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 14/01/2023

Lettera con cui chiedere al Comune la concessione in uso di locali (sala consiliare, biblioteca, auditorium, ecc.) al fine di poter svolgere determinate attività sulla base dei tempi e delle modalità specificate.

Lettera al comune per richiesta locali: cosa specificare

In questa scheda sono disponibili alcuni fac simile da compilare e personalizzare sulla base delle proprie necessità. Si tratta sostanzialmente di modelli di lettera con cui una persona, in proprio o in qualità di rappresentante di un gruppo, associazione o ente, chiede all'amministrazione comunale di poter utilizzare determinati locali di sua proprietà al fine di poter svolgere in maniera occasionale, ricorrente o continuativa determinate attività: un convegno, una rappresentazione teatrale, una giornata studio, un evento musicale, una raccolta fondi, ecc.

Chiaramente tale attività va specificata nel dettaglio, così come il periodo per il quale si intende fruire della struttura.

Per l'utilizzo dei locali normalmente è previsto

• il versamento, presso la Tesoreria comunale, di un importo a titolo di cauzione per l'eventuale risarcimento di danni agli arredi ed ai locali avuti in concessione, e
• il pagamento anticipato di un corrispettivo nella misura fissata dal Regolamento e dalla deliberazione della Giunta Comunale.

Tuttavia in alcuni casi il Regolamento comunale può contemplare l'uso gratuito dei locali se l'attività da svolgersi rientra, ad esempio, in una delle seguenti fattispecie:

• svolgimento di attività istituzionali collegate al mandato amministrativo, promosse dai gruppi politici presenti in Consiglio comunale;
• iniziativa patrocinata dell’Amministrazione Comunale;
• manifestazione organizzata da soggetto, non aventi scopo di lucro, di rilevante interesse pubblico;
• iniziativa e/o manifestazione organizzate da Istituzioni scolastiche. 

Con la lettera naturalmente la persona dichiara di impegnarsi a rispettare le prescrizioni previste dal Regolamento comunale per l’assegnazione dei locali comunali. In particolare a:

• utilizzare gli spazi concessi per le finalità ed i tempi richiesti;
• restituire le chiavi dei locali entro il giorno lavorativo immediatamente successivo al loro utilizzo;
• osservare i regolamenti, le disposizioni di legge, nonché tutte le norme attinenti alle attività che discendono dalla concessione e munirsi, ove previsto, a propria cura e spese, di licenze ed autorizzazioni;
• garantire la conservazione ed il buon uso dei locali, delle cose e delle attrezzature in esso contenute, assumendosi l’onere di eventuali danni;
• restituire tutto ciò che ha formato oggetto della concessione in uso, alla scadenza della medesima, nello stesso stato in cui l’ha ricevuto, libero da persone e cose;
• non installare attrezzature o impianti, se non previamente autorizzati;
• esonerare espressamente il Comune da ogni responsabilità per danni diretti od indiretti che potessero derivargli da fatto doloso o colposo di terzi in genere, obbligandosi al risarcimento dei danni;
• assumersi la responsabilità di qualunque comportamento, evento o fatto che, durante lo svolgimento della propria attività, provochi danni a persone e/o a cose, anche di terzi, che si verifichino all’interno dei locali e delle loro pertinenze durante il periodo oggetto della concessione, sollevando il Comune da ogni responsabilità;
• segnalare tempestivamente all’Ufficio Tecnico del Comune ogni danno che si possa verificare alle persone e/o ai locali e alle attrezzature in essi presenti;
• assumere a proprio carico tutti gli oneri e le spese necessarie per la sistemazione del locale dopo l’uso;
• assicurare la presenza, durante lo svolgimento della manifestazione del legale rappresentante o in sua assenza di un altro soggetto Responsabile, all’uopo nominato, incaricato dell’organizzazione della manifestazione e/o attività, il quale dovrà essere sempre presente e che sarà il referente dell’Amministrazione per tutte le disposizioni inerenti l’utilizzo dei locali stessi;
• provvedere a proprie spese, alla disciplina e controllo degli ingressi, alla sorveglianza e servizi d'ordine, servizio antincendio e servizio di autoambulanza, ove prescritti;
• usare l’immobile comunale esclusivamente per gli scopi indicati nell'atto di concessione;
• non concedere a terzi, ad alcun titolo e per nessun motivo, l'uso dello stesso e delle attrezzature annesse;
• non apportare trasformazioni, modifiche o migliorie ai locali concessi senza il consenso scritto del Comune;
• garantire che nei locali avuti in concessione si svolgeranno esclusivamente riunioni, conferenze, manifestazioni culturali e ricreative corrispondenti all’istanza presentata nel rispetto di quanto disposto dalla normativa vigente;
• munirsi di tutte le necessarie autorizzazioni per lo svolgimento dell’iniziativa;
• garantire un’utilizzazione dei beni compatibile con la destinazione d’uso dell’immobile concessionato;
• garantire la buona conservazione dei locali e degli arredi riconsegnandoli nelle stesse condizioni in cui sono stati consegnati;
• garantire un’utilizzazione dei beni compatibile con le disposizioni della Legge n. 46/90 e del Decreto Legislativo n. 81/2008, rispettando gli impianti a norma e dando, tempestiva comunicazione al Comune, delle eventuali disfunzioni;
• non apportare alcuna modifica ai locali, né asportare o sostituire le attrezzature ivi presenti, senza preventiva autorizzazione del Comune;
• non apporre, senza preventiva autorizzazione del Comune, targhe, insegne o scritte all'esterno dei locali;
• non apporre all'interno alcun avviso, cartello, manifesto od altro materiale pubblicitario, senza preventiva autorizzazione del Comune;
• non commercializzare alcun tipo di prodotto, alimento o bevande nei locali comunali, nelle relative pertinenze e negli spazi esterni adiacenti;
• non arrecare in alcun modo molestia alle attività del Comune o ad altre attività eventualmente ospitate negli stessi locali;
• assicurarsi che non accedano nei locali persone in numero superiore a quello previsto nella concessione;
• custodire sotto la propria responsabilità il locale e gli arredi avuti in uso;
• curare la pulizia e la sorveglianza dei locali;
• assumersi ogni responsabilità civile e penale e patrimoniale, al fine di manlevare il Comune da ogni e qualsiasi responsabilità presente o futura per danni di qualsiasi genere e comunque derivanti anche nei confronti di terzi e di cose appartenenti a terzi in relazione all'uso dei locali in concessione;
• accettare e sottostare, in qualsiasi momento, ad eventuali controlli, verifiche e sopralluoghi da parte dei tecnici o funzionari dell’Amministrazione Comunale;
• provvedere, a propria cura e spese, al servizio di controllo degli ingressi, maschere, sorveglianza, parcheggi e servizi d'ordine, servizio antincendio e servizio di autoambulanza, ove prescritti;
• ove si avvalga di figure professionali assunte con contratto di lavoro, rispettare tutta la normativa prevista in materia di trattamento economico, previdenziale, assistenziale antinfortunistica;
• collaborare con il Comune e garantire il libero accesso al pubblico per tutte le iniziative che il Comune svolgerà nei locali assegnati.

Infine il Regolamento comunale potrebbe richiedere di allegare all'istanza:

• le copie dello statuto e dell’atto costitutivo;
• una relazione illustrativa che contenga:
  - la struttura e la dimensione organizzativa dell’associazione, con l’indicazione delle persone che rivestono ruoli di responsabilità;
  - l’attività normalmente svolta dall’Associazione, con l’indicazione delle finalità perseguite.