La posta raccomandata: tutto quello che c'è da sapere

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 26/05/2015

La Posta Raccomandata è il servizio che fornisce al mittente una ricevuta come prova dell'avvenuta spedizione e consente di verificare il percorso dell'invio. Ha valore legale ed è particolarmente adatta per gare e concorsi pubblici o per gli usi amministrativi e giudiziari. Esiste una sola valida alternativa alla classica posta raccomandata e si chiama Posta Elettronica Certificata (PEC), uno strumento che garantisce la stessa sicurezza e lo stesso valore legale della prima, ma con un vantaggio in più: infatti con la PEC è possibile provare non solo l'invio e il ricevimento della lettera, ma anche il suo contenuto. Dunque chi riceve una PEC non può dire di non aver letto il messaggio o che la mail conteneva un testo diverso. Potrebbe però sostenere questa tesi per quanto riguarda gli eventuali allegati al messaggio. Con la PEC, infatti, il mittente può solo dimostrare di aver trasmesso anche degli allegati, ma non anche il contenuto degli stessi, a meno che i file non siano firmati digitalmente. Ma vediamo adesso quali sono le caratteristiche della posta raccomandata, quanto costa e come reclamare in caso di disservizi.

Posta raccomandata: tempi di consegna e tariffe

La consegna avviene in 3-5 giorni, oltre quello di spedizione, esclusivamente in favore del destinatario o di un soggetto incaricato. Tuttavia Poste Italiane offre a quei clienti che hanno esigenze di consegna più stringenti un servizio di spedizione ad hoc: la raccomandata 1. 

Le tariffe variano in base al formato e al peso: fino a 20 gr. la tariffa è di 4,00 euro, da 20 gr. a 50 gr. è di 5,20 euro, da 50 gr. a 150 gr. è di 5,50 euro e così via.

Se il destinatario è assente la Raccomandata può essere ritirata presso l'ufficio postale indicato sull'avviso di giacenza. A riguardo è bene sapere che entro i primi 10 giorni la giacenza è gratuita e che dall'undicesimo giorno costa 0,52 euro. Dopo trenta giorni la Raccomandata è rispedita al mittente.

Posta raccomandata: l'avviso di ricevimento

Con la Posta Raccomandata è possibile anche richiedere l’avviso di ricevimento (cosiddetta ricevuta di ritorno), ossia una conferma della consegna della Raccomandata. Così chi ha spedito la Raccomandata riceverà il giorno lavorativo successivo all'avvenuta consegna la cartolina firmata dal destinatario o da un delegato. Questo servizio ha un costo di 0,80 euro.

Rispetta al tema in oggetto segnaliamo anche il servizio Ritiro Digitale messo a disposizione da Poste Italiane, un servizio che permette di essere avvisati dell’arrivo di una raccomandata o di un atto giudiziario da ritirare direttamente online, senza la necessità di recarsi fisicamente allo sportello. Dal nostro portale (oltre che dal sito ufficiale di Poste Italiane) è possibile scaricare il

• modulo recesso ritiro digitale.

Posta raccomandata: il contrassegno

Con la Posta Raccomandata si può richiedere, inoltre, il contrassegno per un importo massimo di 3.000 euro. In pratica la Raccomandata viene consegnata solo se il destinatario paga la cifra stabilita dal mittente. Quest’ultimo può effettuare il pagamento in contanti nei confronti del portalettere se la somma non supera i 258,23 euro. Per cifre superiori dovrà invece recarsi presso l'ufficio postale indicato nell'avviso.

Posta raccomandata: la tracciabilità della spedizione

La Posta raccomandata offre un ulteriore servizio utile per chi ne fa uso: la possibilità di monitorare lo stato della propria spedizione. Infatti inserendo nella pagina “Cerca Spedizioni”, del sito web delle Poste, il codice dell'invio riportato sulla ricevuta della spedizione, proprio sotto il codice a barre, o nell’e-mail in caso di Posta Raccomandata online, è possibile sapere se la posta è stata consegnata o meno al destinatario.

Il codice deve essere inserito senza interruzioni e senza trattino (es.: 070220201842). In alternativa si può chiamare gratuitamente da rete fissa il numero verde 803.160 o da rete mobile il numero 199.100.160 (costo massimo 0,60 euro/min più 0,15 euro scatto alla risposta) e fornire il codice invio. Ti spieghiamo tutto in ogni dettaglio nel nostro l'articolo dedicato a come rintracciare una raccomandata.

Posta raccomandata: l'avviso di giacenza

La posta raccomandata viene consegnata solo al destinatario o a un suo incaricato. Ma cosa accade se non c'è nessuno legittimato a riceverla, dunque neanche un parente, un vicino di casa, la segretaria o il portiere dello stabile? E' molto semplice: la raccomandata deve essere ritirata all'ufficio postale indicato sull'avviso di giacenza, ossia sullo scontrino bianco che il postino stampa e infila nella cassetta delle poste. Sull'avviso di giacenza sono chiaramente riportati l'ufficio postale da cui proviene la raccomandata, la data in cui lo stesso è stato rilasciato, l'ufficio (con i relativi orari) presso il quale la racccomandata può essere ritirata

A questo punto non resta che esibire l'avviso e un documento di identità all'operatore dello sportello dedicato alle raccomandate. Questi non farà altro che leggere il codice a barre della raccomandata, cercare la lettera o il plico e provvedere alla sua consegna.

Ma quanti giorni si hanno per ritirare la raccomandata? E se si decide di non ritirarla cosa accade? E' possibile sapere con anticipo da chi proviene la comunicazione? A queste ed altre domande abbiamo dato delle risposte in questo articolo: "Avviso di giacenza: come capire da chi arriva la raccomandata".

La delega per il ritiro della posta raccomandata

Come detto la persona interessata che riceve l'avviso di giacenza deve recarsi allo sportello postale munita di un documento di identità in corso di valità. Se non ce l'ha può può presentare il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato.

Ma se per qualche motivo questa persona non può recarsi personalmente allo sportello? E' malata, ha impegni di lavoro o l'indomani parte per una vacanza? In questi casi può ricorrere alla delega. Sull'avviso di giacenza è presente uno spazio riservato appunto alla delega. Se per qualche motivo lo scontrino si è rovinato o strappato, può essere compilato e sottoscritto questo fac simile di delega per il ritiro della raccomandata. Al modulo di delega occorre allegare una copia del documento di identità valido del delegante.

A questo punto la persona delegata può presentarsi nell’ufficio postale indicato sull’avviso di giacenza portando con se la delega (firmata) e un proprio documento di identità, così da consentire all’operatore l’identificazione.

Posta Raccomandata 1

Raccomandata 1 è un servizio che si differenzia dalla classica Posta Raccomandata per il fatto che viene consegnata al destinatario o a un suo delegato entro un giorno lavorativo successivo a quello della spedizione.

Con Posta Raccomandata 1 è possibile spedire lettere, documenti e comunicazioni di corrispondenza in modo veloce fino a 2 kg., ma non oggetti preziosi, denaro, titoli, ecc.

Il professionista che utilizza Raccomandata 1 per effettuare più invii può utilizzare in sostituzione delle ricevute appositamente predisposte per questo servizio (diverse dalla Posta Raccomandata), questa distinta di spedizione su cui riportare il dettaglio di tutti gli invii.

Il servizio è disponibile anche nelle modalità "con prova di consegna" e "in contrassegno".

E' bene ricordare che il servizio può essere richiesto solo presso gli uffici postali a ciò abilitati e verso le zone in cui è attivo il servizio. L'elenco è consultabile sul sito www.poste.it.

Le tariffe variano in funzione della tipologia di servizio prescelta, del formato e del peso. Così per formati standard con peso fino a 250 gr. il prezzo è di 6,05 €, oltre 250 gr. e fino a 1.000 gr. compresi il prezzo è di 9,08 €, oltre 1.000 gr. e fino a 2.000 gr. compresi il prezzo è di 12,10 €. Tutti i prezzi sono da considerarsi IVA inclusa.

Il cliente ha la facoltà di chiedere di essere informato sullo stato della consegna tramite sms o e-mail.
E’ prevista, infine, la giacenza gratuita di 15 giorni presso l'ufficio di giacenza e la restituzione gratuita al mittente in caso di mancata consegna per rifiuto del destinatario, indirizzo errato o mancato ritiro.

Troverai tutti gli approfondimenti nell'articolo "Raccomandata 1: quanto costa e come funziona".

Raccomandata on line

E' possibile usufruire del servizio "Posta Raccomandata On Line" registrandosi sul sito di Poste (www.poste.it) o tramite l’applicazione di Poste “Servizi Postali” disponibile sui sistemi operativi IOS (APP Store) e Android (Google play).

Una volta effettuata la registrazione si potrà accedere al servizio semplicemente autenticandosi tramite username e password. Una volta loggati si può digitare nell'apposito spazio il testo desiderato (max 2 pagine in formato A4) ed eventualmente anche allegare un file.

Il documento allegato deve essere in formato doc, docx, txt, tiff, xls, xlsx, rtf, pdf, jpg ed avere una dimensione massima di 3 MB. Inoltre deve avere un margine di un centimetro per lato su ogni foglio di dimensioni standard A4, ciò al fine di consentire una corretta stampa del documento.

Il pagamento può essere effettuato tramite carta di credito Visa e MasterCard, carta Postepay o tramite addebito su Conto BancoPosta On Line.

Il prezzo della Raccomandata On Line varia in funzione del numero dei fogli di cui si compone il documento da inviare e della richiesta o meno del servizio di Avviso di Ricevimento (€ 0,70). Chiaramente dobbiamo mettere in conto anche il costo di stampa e imbustamento.

Facciamo qualche esempio: la tariffa per inviare 2 fogli A4 fino a 20 gr. è di 3,30 euro, a cui si aggiunge la somma di 0,20 euro per la stampa e l'imbustamento, quindi un totale di 3,50 euro che diventano 4,20 nel caso di richieda l'avviso di ricevimento. Quaora si volessero spedire 6 fogli ad esempio, la tariffa complessiva sarebbe di 4,70 euro (5,40 con AR), mentre per 15 fogli 4,85 euro (5,55 con AR).

Una volta effettuato il pagamento si potrà scaricare in Bacheca la ricevuta di spedizione, che ha lo stesso valore legale di quella rilasciata dall'ufficio postale.

Raccomandata senza busta

In taluni casi può rendersi necessario effettuare la spedizione tramite raccomandata utilizzando direttamente il foglio su cui è riportata la comunicazione (oppure la scrittura privata, il contratto, ecc.) e, dunque, senza servirsi della tradizionale busta chiusa. Ci riferiamo alla raccomandata senza busta o raccomandata in foglio, una soluzione che assume particolare efficacia quando si vuole notificare un documento senza che possa essere messo in discussione il suo contenuto (leggi "Raccomandata senza busta: cos'è e come si fa"). Infatti se la stessa lettera venisse chiusa in una busta chiusa e spedita, il destinatario potrebbe sempre sostenere di avere ricevuto una busta vuota e comunque con un contenuto diverso da quello che asserisce il mittente. La raccomandata senza busta si rende utile, ad esempio, quando si vuole comunicare il recesso da un servizio, la disdetta di una locazione, una messa in mora o diffida e così via.

Per effettuare la raccomandata senza busta basta piegare il foglio A4 della lettera in tre parti (a soffietto), facendo in modo che il testo rimanga all'interno, mentre all'esterno figuri la parte bianca del foglio su cui apporre mittente e destinatario. La lettera va chiusa con nastro adesivo in corrispondenza dei lembi aperti. A questo punto è pronta per essere spedita, basta compilare foglio e cartolina della raccomandata e il gioco è fatto.

Sul frontespizio della lettera verranno quindi apposti due adesivi: il primo in occasione della spedizione con la data in cui la stessa è stata effettuata, e il secondo in occasione della consegna con un codice a barre e un codice numerico che se inserito nella pagina "Cerca Spedizioni" di Poste Italiane consente di appurare la data in cui è stata effettuata la consegna del documento.

Anche in questo caso se vi è l'urgenza di notificare una certa comunicazione, è possibile ricorrere al servizio di raccomandata 1, che assicura la consegna al destinatario da parte di Poste Italiane entro il giorno successivo alla spedizione.

Il servizio di raccomandata senza busta è fondamentale anche per attribuire "data certa" ad un documento, qualunque esso sia, ossia attestare la data (giorno, mese e anno) della sua formazione e renderlo così opponibile a terzi. Ci sono naturalmente altri modi per attribuire data certa ad un documento e puoi scoprirli leggendo "Ecco come apporre la data certa sui documenti".

Raccomandata a mano

Si tratta di una modalità di recapito della corrispondenza che sostanzialmente prevede la consegna a mano da parte del mittente nei confronti del destinatario. Ha lo stesso valore legale della raccomandata postale, ma solo se reca la data e la firma del destinatario. Per saperne di più leggi "Raccomandata a mano: cos'è e come funziona".

Come reclamare in caso di disservizi

Se la raccomandata non giunge a destinazione la prima cosa da fare è verificare lo stato della spedizione attraverso il servizio "Cerca Spedizioni". Se non è possibile trarre informazioni utili, si consiglia di sporgere reclamo.

A tal proposito di può utilizzare la procedura di reclamo on-line oppure compilare questa lettera di reclamo e spedirla:
- via Posta Elettronica Certificata a reclamiretail@postecert.it (è obbligatorio allegare lettera di reclamo);
- via fax al numero 0698686415 (è obbligatorio allegare lettera di reclamo);
- con raccomandata all'indirizzo Casella Postale 160 00144 Roma (Rm).
In alternativa si può consegnare presso un ufficio postale.

Il reclamo va inoltrato entro 3 mesi dall'accettazione (6 mesi in caso di Posta raccomandata Internazionale). Da parte sua Poste Italiane si impegna a fornire un riscontro al reclamo entro 45 giorni solari a decorrere dalla data di ricevimento dello stesso. Se una volta presentato il reclamo non si ottiene alcuna risposta da Poste Italiane o non si ritiene soddisfacente la risposta si può presentare la Domanda di Conciliazione.

Questa la domanda di conciliazione per disservizi postali .