Raccomandata senza busta: cos'è e come si fa

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 23/06/2018

Negli ultimi tempi il blog di Moduli.it ha dedicato diversi approfondimenti sui prodotti e servizi offerti da Poste Italiane: ti abbiamo spiegato, ad esempio, cos’è la posta prioritaria e la posta assicurata, come si rintraccia un pacco, in quali casi si può ricorrere al vaglia postale, che cos'è il servizio "personalizzato" di recapito corrispondenza e così via. Tuttavia l'argomento su cui ci siamo soffermati di più è senz'altro la posta raccomandata. In tale ambito ti abbiamo spiegato anche cos’è l’avviso di giacenza, come riconoscere il mittente e quindi il contenuto di una lettera, come rintracciare una raccomandata o come richiedere la spedizione celere mediante il servizio Raccomandata1. Questo articolo, invece, lo dedicheremo alla raccomandata senza busta, un particolare tipo di raccomandata che non prevede l’inserimento dei documenti da spedire nella busta. Ti spiegheremo in particolare quali sono i vantaggi di questa soluzione e come effettuarla in concreto.

Perché la raccomandata senza busta

Innanzitutto ti sei chiesto per quale motivo ci concentriamo proprio sul servizio di posta raccomandata? Beh, i motivi sono tanti: c’è da dire che il servizio universale di posta ordinaria, per intenderci quello che fa uso del classico francobollo e delle tradizionali cassette postali, viene ormai utilizzato solo per inviare bollette, comunicazioni pubblicitarie, informative varie, ecc. C'è anche da dire che nelle comunicazioni tra privati la posta ordinaria è viene sempre più sostituita da email, sms, servizi di messaggistica online, chat e applicazioni varie.

La posta raccomandata, invece, ha valore legale, perciò continua ad essere utilizzata per inoltrare comunicazioni formali per le quali il mittente ha la necessità non solo di provare l'invio della comunicazione (questa prova glie lo fornisce la ricevuta rilasciata dall'ufficio postale), ma anche la data in cui la stessa missiva viene ricevuta dal destinatario (la prova in questo caso è la cartolina bianca che torna al mittente). Così ricorri alla posta raccomandata se devi disdire il tuo contratto di locazione o l'abbonamento alla pay tv; oppure se devi inoltrare una diffida al tuo nuovo fornitore di energia che tarda ad attivare la fornitura; oppure se devi costituire in mora il tuo cliente che non ne vuol sapere di pagare la fattura.

Come detto se con la posta raccomandata richiedi anche la ricevuta di ritorno, con la consegna della lettera nelle mani del destinatario, riceverai anche la cartolina contenente la data e la firma del soggetto che l'ha ricevuta.

A questo punto ti chiederai: perché mai ricorrere alla raccomandata senza busta o "in foglio"? Chi pensa che la raccomandata senza busta rappresenti solo una scelta ecologica o un modo per risparmiare sulla busta di carta (bianca o gialla che sia) si sbaglia di grosso. Questa particolare tipologia di raccomandata ha un’utilità di estremo rilievo, ecco perché viene prediletta per l’invio di comunicazioni che non devono essere in alcun modo contestate. Leggendo i prossimi paragrafi capirai meglio a cosa ci riferiamo, così da poter scegliere più consapevolmente il ricorso o meno a questo servizio la prossima volta che dovrai effettuare una spedizione.

Raccomandata senza busta cos'è

La raccomandata senza busta è un particolare sistema di spedizione a cui il mittente fa ricorso quando vuole evitare possibili contestazioni circa il contenuto della sua comunicazione. Infatti trasmettendo la stessa comunicazione sempre tramite raccomandata, ma in busta chiusa, il rischio a cui ci si espone è che il destinatario sostenga si di aver ricevuto la busta, ma che al suo interno non vi era la comunicazione riferita dal mittente oppure che la stessa si componeva di un solo foglio e non di 5 fogli come sostiene il mittente.

Per aiutarti a comprendere meglio ti faremo un esempio. Sei proprietario di un appartamento affittato a uno studente, che da 3 mesi non paga l’affitto. Decidi, quindi, di inviargli un sollecito di pagamento tramite la classica posta raccomandata con avviso di ricevimento. Passa una settimana, ricevi indietro il talloncino cartaceo che indica l’avvenuta consegna della missiva. Da quel momento passa un altro mese, in cui non ricevi né l’importo dell’affitto né risposta alla raccomandata. A quel punto ti rechi personalmente dall’inquilino, il quale ti dice di aver ricevuto la raccomandata da te, ma che al suo interno c’era solo un foglio bianco. Come puoi dimostrare il contrario? Non puoi. Per questo motivo tutte le comunicazioni importanti, che contengono richieste particolari che non devono essere in alcun modo contestate dal soggetto che le riceve, vanno inoltrate tramite raccomandata senza busta.

In alcuni casi è la stessa legge che impone il ricorso alla raccomandata senza busta; ad esempio l'Agenzia delle Entrate specifica che l'esenzione dal pagamento del canone Rai va richiesta attraverso la spedizione tramite “plico raccomandato senza busta” del modello di autocertificazione appositamente predisposto (quando non ci si serve dell'applicazione web o degli intermediari abilitati). 

Come fare una raccomandata senza busta

Abbiamo detto che la raccomandata senza busta, altrimenti detta “raccomandata in foglio”, “raccomandata alla francese” o “raccomandata aperta” è una raccomandata a tutti gli effetti, solo che la spedizione devi effettuarla senza avvalerti della classica busta di carta. Al contrario puoi spillare i fogli tutti insieme e poi piegarli, fermarli e spedirli così, con destinatario e mittente in bella vista.

Ma prima di arrivare alla spedizione, potrebbe risultare utile qualche consiglio pratico su come “preparare” la comunicazione che devi inviare. Partiamo, dunque dall’inizio e vediamo come fare una raccomandata senza busta. Puoi redigere il testo della comunicazione di tuo pugno, oppure scaricare il facsimile di cui hai bisogno tra i migliaia di modelli disponibili sul nostro portale.

Se decidessi di scrivere autonomamente la lettera, ricorda di inserire in alto a sinistra i tuoi dati e recapiti, in quanto mittente, e poco più in basso, a destra, quellidel destinatario. Inserisci l'oggetto della missiva, quindi lascia un po’ di spazio e inizia la stesura del testo.  

Una volta finito di scrivere, resta da chiarire come piegare raccomandata senza busta. È molto semplice. Di fronte a te hai un foglio, presumibilmente in formato A4. Ti consigliamo di non utilizzare formati più grandi, in quanto la lunghezza della missiva non dovrebbe superare quella di una normale busta da lettera. In caso contrario gli impiegati dell’ufficio postale potrebbero farti storie. Nella maggior parte dei casi le comunicazioni prevedono l’orientamento verticale del foglio. Se questo è uno di quei casi, non dovrai far altro che piegare in tre parti il foglio, facendo in modo che la facciata posteriore sia bianca, mentre quella interna, dunque non visibile, riporti il testo e i dati del mittente e del destinatario. In pratica devi piegare il foglio della raccomandata senza busta a soffietto.

Se devi spedire un plico, dunque diversi fogli, dovresti spillarli insieme e poi piegarli in modo uniforme, sempre facendo sì che la parte posteriore rimanga bianca. Una volta arrivato a questo punto, sei a metà strada: non ti resta che sigillare i lembi della lettera e poi spedirla. Come chiudere raccomandata senza busta? Che sia un foglio solo o un plico non importa, l’importante è che tutti i lembi risultino sigillati. Il contenuto della lettera non deve poter essere letto, quindi procedi sigillando i 4 lati della raccomandata con del nastro adesivo o con una spillatrice. A questo punto non resta che capovolgere il foglio dal lato rimasto bianco e scriverci sopra l’indirizzo del destinatario a penna.

Infine vediamo come spedire una raccomandata senza busta. Dovrai recarti presso l’ufficio postale con la missiva che hai preparato, poi compilare il foglio e la cartolina della raccomandata. Consegna il tutto allo sportello e paga la spedizione. L’impiegato di Poste italiane applicherà sul frontespizio 2 adesivi: uno relativo alla spedizione, che indica anche la data in cui la stessa è stata effettuata; uno che riporta il codice a barre con cui sarà possibile tracciare la spedizione, seguendo le indicazioni contenute nella guida “Come rintracciare raccomandata in 5 minuti”. Il procedimento può finalmente dirsi concluso. Hai visto? Non c’è nulla di difficile.

Raccomandata senza busta: data certa

Mandare una raccomandata senza busta è un ottimo modo per attribuire "data certa" ad un documento. Questo metodo è uno dei più conosciuti per attestare la data in cui un certo documento è stato prodotto e quindi renderlo opponibile a terzi in caso di contestazione. Chiaramente ce ne sono degli altri, più o meno dispendiosi di questo. Per conoscerli tutti ti invitiamo a leggere: “Ecco come apporre la data certa sui documenti”.

Raccomandata senza busta online

Molte persone vorrebbero poter spedire online la posta raccomandata, in modo facile veloce e sicuro, proprio come accade con la normale posta elettronica. In realtà è possibile spedire una raccomandata con Poste Italiane restando comodamente seduti sul divano. Come fare? È semplice, basta usufruire del servizio "Posta Raccomandata On Line". Tutto quello che devi fare è registrare un account sul sito ufficiale di Poste (www.poste.it) oppure scaricare l’applicazione di “Servizi Postali” disponibile sui sistemi operativi IOS (APP Store) e Android (Google play).

E chi volesse spedire una raccomandata senza busta online? Anche in questo caso ci sono servizi online, gestiti da privati, che per tuo conto si occupano di predisporre e spedire la raccomandata senza busta.

In alternativa puoi spedire le tue comunicazioni, con lo stesso valore legale della raccomandata, tramite la Posta Elettronica Certificata. Se vuoi che il contenuto del messaggio non possa essere messo in discussione dal destinatario, potrebbe essere una buona mossa non mandarla tramite allegato. Quello che dovresti fare è copiare il testo della comunicazione nel corpo del messaggio: solo in questo modo eviterai contestazioni circa il contenuto della comunicazione.