Comunicazione variazione PEC: esempi WORD
Da questa scheda è possibile scaricare in formato WORD un fac simile lettera comunicazione indirizzo PEC, un documento che contiene al proprio interno alcune semplici frasi con cui comunicare a terzi (clienti, fornitori, ordini professionali, ecc.) il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (o la sua variazione).
Cosa significa Posta Elettronica Certificata
La posta elettronica certificata (PEC), dopo qualche anno di diffidenza, ha raggiunto una larga diffusione. Il motivo è semplice: è facile da utilizzare, comodo, conveniente e soprattutto ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Certificata, infatti, vuol dire che fornisce al mittente la certezza dell’invio e della consegna (o meno) di un messaggio e-mail ad un destinatario che a sua volta utilizza una casella PEC. In altre parole inviando un messaggio con una PEC anziché con una tradizionale casella di posta elettronica, il mittente ottiene dapprima una ricevuta che prova l’avvenuta spedizione del messaggio e, nel momento in cui lo stesso viene recapitato, una seconda ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con attestazione dell'orario esatto di spedizione. Tali ricevute sono rilasciate dal gestore di posta, ossia dal fornitore al quale ci si è rivolti per la fornitura della PEC: Register, Legalmail, Aruba, Poste Italiane, ecc.
In particolare il mittente ottiene la prima ricevuta dal proprio gestore di posta. Questo più o meno il testo: "il messaggio .... proveniente da <indirizzo di posta del mittente> ed indirizzato a <indirizzo di posta del destinatario> è stato accettato dal sistema ed inoltrato."
Successivamente acquisisce la ricevuta di avvenuta consegna dal gestore della casella PEC del destinatario: "il messaggio .... proveniente da <indirizzo di posta del mittente> ed indirizzato a <indirizzo di posta del destinatario> è stato consegnato nella casella di destinazione."
La certificazione riguarda l’invio e la consegna del messaggio, ma non la lettura dello stesso da parte del destinatario. Dunque il destinatario può anche sostenere di non averlo letto, ma questo poco importa perchè se il messaggio è stato effettivamente consegnato, non può negare di averlo ricevuto.
Inoltre la PEC è in grado di garantire non solo l'identità del mittente, ma anche l'associazione che c'è fra lui e quella determinata casella PEC. Infatti nel momento in cui si richiede una casella di PEC è necessario presentare al gestore un documento che attesti la propria identità diventando quindi titolare del servizio.
In sintesi la PEC garantisce al mittente la certezza, con valore legale, dell’invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario. Per questo motivo si dice che la Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Chiaramente perché la comunicazione acquisisca valore legale, il mittente ed il destinatario devono disporre entrambi di un servizio di Posta Elettronica Certificata.
E se il mittente avesse la sventura di smarrire le ricevute rilasciate dal gestore? Nessun problema perché il gestore è tenuto alla conservazione delle trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi.
I gestori di PEC sono tenuti all’iscrizione in un apposito elenco tenuto dall’Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), a sua volta sottoposta ai poteri di vigilanza della Presidenza del Consiglio dei ministri (www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec). I prezzi variano da gestore a gestore in funzione dello spazio offerto e di eventuali servizi accessori (ad esempio notifiche via sms in caso di posta in arrivo).
PEC e Posta elettronica ordinaria: quali differenze
A differenza della PEC, la posta elettronica ordinaria, ossia la casella di posta che utilizziamo tutti i giorni, non garantisce nè l'invio nè la consegna della comunicazione; in altri termini l’invio di un normale messaggio di posta elettronica non ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Dunque occorre fare molta attenzione quando, ad esempio, si invia una comunicazione di messa in mora o una diffida utilizzando la posta elettronica ordinaria, dal momento che tale comunicazione non crea vincoli di alcun genere per la controparte.
Si può inoltrare un messaggio da una e-mail ordinaria ad una PEC?
Normalmente la casella PEC è impostata per rifiutare messaggi di posta normale, ciò per evitare sostanzialmente di raccogliere messaggi di posta indesiderata (spam). Tuttavia è possibile, attraverso il pannello di controllo messo a disposizione dal gestore, modificare questa impostazione. In tale ipotesi, tuttavia, l'invio da una casella normale a una PEC non garantisce né chi la riceve né chi la invia.
Si può inoltrare un messaggio da una PEC ad una e-mail ordinaria?
Certamente si, tuttavia anche in questo caso la comunicazione non ha valore legale. L'unico ad essere tutelato è chi riceve il messaggio, in quanto è certo dell'identità del mittente, mentre quest'ultimo non ricevendo la notifica di avvenuta consegna non gode di alcuna garanzia. Chi riceve sulla propria casella di posta ordinaria un messaggio proveniente da una casella PEC, non legge il testo nel corpo della mail ma attraverso un allegato con estensione .EML, il quale può essere aperto come un qualsiasi altro allegato.
PEC: perché averne una
La posta elettronica certificata può essere utilizzata dai cittadini per avanzare, ad esempio, istanze nei confronti della pubblica amministrazione, dalle aziende e dai professionisti per inoltrare fatture, ordini di acquisto o comunicazioni commerciali oppure per partecipare a bandi o gare d’appalto, dagli avvocati per notificare taluni atti, ma anche dai privati per inviare una
nei confronti del proprio gestore telefonico, oppure per inoltrare una
nei confronti del proprio fornitore di energia.
Sul nostro portale è possibile trovare indicazioni e modulistica in merito a
Perfino nelle comunicazioni con il fisco, la PEC è sempre più utilizzata nei rapporti con i contribuenti: basti pensare che dal 1° luglio 2017 gli avvisi di accertamento e gli altri atti emessi dall’Agenzia delle Entrate possono essere notificati a mezzo PEC. Ecco come effettuarela
Chiaramente la casella di PEC va utilizzata per effettuare quelle comunicazioni per così dire "ufficiali", per le quali il mittente desidera avere certezza dell’invio e della consegna del messaggio. Dunque non va impiegata per inoltrare le foto della vacanza ai parenti o per invitare i propri amici al cinema.
Chi ha l'obbligo di avere una PEC
Hanno l'obbligo di dotarsi una casella PEC le Pubbliche Amministrazioni, i professionisti, le società e le ditte individuali. Costoro devono peraltro provvedere alla
Non è invece obbligatoria per i cittadini che non svolgono attività di impresa e non detengono una Partita IVA.
A ben vedere molte società, pur avendo l'obbligo di dotarsi di una PEC, si guardano bene dal pubblicarla sul proprio sito. Tra l'altro così facendo non commettono neppure alcuna violazione: ad oggi, infatti, non esiste alcuna norma che imponga loro la pubblicizzazione dell'indirizzo PEC nei confronti dei consumatori.
Questo significa un costo maggiore per il consumatore, a cui si aggiunge la scomodità di doversi recare presso l’ufficio postale per inviare la comunicazione cartacea e poi attendere per giorni l’avviso di ricevimento.
Viene da pensare che ciò risponda ad una precisa strategia da parte di molte società, che in questo modo tendono a scoraggiare le iniziative dei consumatori. Ad ogni modo per rintracciare gli indirizzi PEC di un ente o di una società, oltre che consultare i rispettivi siti Internet, la carta dei servizi o le condizioni generali abbonamento, è possibile
- utilizzare l'apposito servizio del Registro delle Imprese (www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto);
- interrogare la banca dati INI-PEC (www.inipec.gov.it);
- consultare l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA (www.indicepa.gov.it).
Vantaggi di una PEC
In considerazione di quanto premesso i vantaggi conseguenti all’uso di una casella PEC appaiono evidenti. Vediamo di sintetizzarli:
- la PEC consente di certificare non solo l’invio e l’avvenuta consegna del messaggio, ma anche l’integrità e la certezza del corpo del messaggio e degli eventuali allegati, non rendendo possibili eventuali modifiche da parte di terzi. Al contrario con la classica raccomandata, si ha la certezza dell'avvenuta spedizione e ricezione di un documento, ma non di ciò che è stato effettivamente trasmesso: il destinatario potrebbe anche sostenere di aver ricevuto un documento diverso da quello che ritiene di aver trasmesso il mittente;
- la PEC è uno strumento utile per provare la data di una scrittura privata o di una comunicazione nei confronti di terzi, ossia per attribuire al documento una "data certa". In altre parole l'invio tramite PEC di un documento rappresenta una delle modalità idonee a stabilire l'anteriorità della formazione e sottoscrizione di quel documento e, quindi, a fornire la prova della sua data certa. La trasmissione e ricezione del documento è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e da quella di consegna;
- con la PEC, come detto, si può evitare di sottoporsi alle file dell’ufficio postale pur godendo degli stessi benefici della raccomandata con ricevuta di ritorno;
- con la PEC si risparmia non poco visto che un abbonamento annuale per utenti privati costa grosso modo quanto una singola raccomandata (ma con una casella di PEC è possibile inviare molti messaggi);
- la PEC è un servizio semplice e comodo da usare. Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse di una casella di posta ordinaria: è sufficiente un normale client di posta come Outlook o Thunderbird (in questo caso occorre configurarlo con i parametri forniti dal proprio gestore di PEC) oppure un browser Internet (si accede attraverso il servizio di WebMail messa a disposizione dal gestore);
- a differenza della classica raccomandata, la PEC assicura la massima velocità di comunicazione (con la classica raccomandata occorre attendere più giorni) e non rende necessaria la presenza del destinatario per completare la consegna;
- il servizio PEC consente gli invii multipli e l’accesso da postazioni diverse;
- le caselle PEC sono protette da sistemi antivirus e antispamming (a meno che non si consenta di ricevere anche i messaggi provenienti da mittenti non certificati);
- con la PEC non si deve archiviare nulla perché tutte le comunicazioni restano automaticamente salvate sulla propria casella (il gestore assicura anche un servizio di backup). Con la classica raccomandata, invece, occorre conservare la lettera, la ricevuta di spedizione e la ricevuta di consegna.
Per concludere ricordiamo che è possibile cambiare in ogni momento la password associata alla propria casella PEC, così come si può modificare il nome del rappresentante legale nel caso in cui la PEC sia stata attivata come azienda o ente. In quest'ultimo caso occorre riempire un particolare modulo e trasmetterlo al gestore unitamente ad un valido documento di riconoscimento. Sul nostro sito è possibile scaricare un fac simile di modifica rappresentante legale PEC.
Sempre in tema di recapiti, segnaliamo la presenza sul nostro portale dei seguenti moduli:
Foto
Free-Photos su Pixabay
