Modulo conferma prenotazione hotel: DOC, PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 09/03/2021

In questa scheda proponiamo alcuni fac simile conferma prenotazione albergo. In particolare i modelli, disponibili in formato WORD e PDF, possono essere usati dalla direzione dell'albergo o dal cliente per confermare la prenotazione e le condizioni di soggiorno.

Fac simile conferma prenotazione albergo: quando utilizzarlo

A seguito della prenotazione effettuata tramite sito o telefono, la struttura alberghiera è solita inviare al cliente, tramite email o SMS, una comunicazione di conferma con cui ribadisce le date di arrivo e partenza, il numero di adulti ed eventualmente di bambini, il tipo di sistemazione e di trattamento (camera matrimoniale/singola/tripla, con o senza colazione, mezza pensione o pensione completa, ecc.), il prezzo, i metodi di pagamento (bollettino postale, bonifico bancario, carta di credito).

In taluni casi potrebbe essere lo stesso hotel a richiedere al cliente una conferma di prenotazione. In una simile ipotesi se il cliente non ricevesse un modello prestampato da parte della struttura alberghiera, potrebbe utilizzare uno dei fac simile scaricabili da questa scheda.

Sul modello conferma prenotazione hotel il cliente, oltre a riportare i propri dati anagrafici, i dettagli sulla prenotazione (date, tipo di camera e trattamento, ecc.) e le eventuali preferenze in merito al tipo di camera (tranquilla, con vista ecc), può essere tenuto ad indicare una carta di credito anche nel caso in cui decidesse di pagare l'eventuale caparra con altri metodi diversi dalla carta.

In questo caso la scheda di prenotazione completa in tutte le sue parti, corredata di copia di un documento di riconoscimento valido, firmata dal richiedente dovrà pervenire alla direzione dell'Hotel utilizzando i recapiti fax o e-mail da questa forniti.

Conferma prenotazione: cosa succede una volta inviata

Il codice del consumo (art. 52 e segg. del D.Lsg 206 del 2005) stabilisce che per le proposte contrattuali a distanza, ossia tramite telefono, fax o email, il consumatore ha diritto di recedere, senza alcuna penalità e senza specificarne il motivo, entro il termine di 14 giorni lavorativi. Tuttavia lo stesso Codice del Consumo (art. 59), stabilisce che il diritto di ripensamento non si applica in caso di prenotazioni alberghiere.

Questo tuttavia non significa che il cliente debba considerarsi vincolato rispetto alla prenotazione effettuata senza alcuna possibilità di annullarla. Si distinguono in questo caso due distinte situazioni:

• una prenotazione non accompagnata dal versamento di una caparra o dalla garanzia di una carta di credito. In questo caso mentre l'hotel è tenuto a riservare la camera al cliente, quest'ultimo non ha alcun obbligo verso la struttura e può disdire la prenotazione in qualunque momento o semplicemente non presentarsi in albergo senza che sia chiamato al pagamento di costi o penali. Questa la lettera disdetta prenotazione albergo. Inutile sottolineare che il cliente dovrebbe in questi casi comportarsi in maniera corretta e informare per tempo la direzione dell'albergo. Poiché ciò non sempre accade, spesso e volentieri gli hotel si tutelano fissando un termine (ad es. le ore 17.00) entro il quale il cliente deve presentarsi, pena l'automatica cancellazione della prenotazione.

• una prenotazione accompagnata dal versamento di una caparra o dalla garanzia di una carta di credito, su cui verrà addebitata la penale in caso di mancato arrivo o mancata cancellazione. In una simile ipotesi il cliente potrebbe sottrarsi dal pagamento solo in presenza di circostanze inevitabili e straordinarie. Questo il fac simile disdetta prenotazione albergo causa forza maggiore.