Fac simile lettera di reclamo: PDF
Un generico fac simile di lettera di reclamo da personalizzare ed inviare ad un commerciante, un professionista. una banca, una compagnia aerea, un gestore telefonico o energetico, una compagnia assicurativa e via dicendo.
Lettera di reclamo: quando redigerla
La lettera di reclamo ha lo scopo di portare a conoscenza del destinatario un problema o disservizio che si è riscontrato dopo la sottoscrizione di un contratto, l'adesione ad un servizio o l'acquisto di un prodotto:
- il prodotto risulta difettoso;
- l'erogazione della fornitura (elettrica o del gas) risulta sospesa;
- la fattura contiene importi anomali;
- il prodotto non risulta ancora consegnato;
- la visione dei programmi è interrotta;
- è stato sottoscritto un contratto telefonico non richiesto;
- la merce consegnata risulta danneggiata;
- il segnale Internet è assente;
- ecc.
Perché è importante un reclamo scritto
È importante ricorrere ad una lettera scritta di reclamo perché consente di:
- mettere nero su bianco il problema o il disservizio riscontrati, cosìcché il destinatario possa effettuare gli opportuni riscontri ed adoperarsi per una rapida risoluzione;
- costituire in mora il fornitore ex art. 1219 c.c., fondamentale se si intende richiedere il risarcimento del danno derivante dal mancato o ritardato adempimento della controparte;
- interrompere i termini della prescrizione;
- attivare procedure di risoluzione stragiudiziale della controversia (conciliazione, mediazione ...).
A tal fine è importante che la lettera sia inoltrata al destinatario attraverso mezzi che consentano di accertare la data di spedizione e ricezione della comunicazione. Per disporre di una prova legale consigliamo di ricorrere alla:
- raccomandata con ricevuta di ritorno (meglio se raccomandata a mano) oppure alla
- posta elettronica certificata.
Come scrivere una lettera di reclamo efficace
Come deve essere scritta una lettera di reclamo? Sicuramente in modo chiaro, conciso e completo. Questi gli elementi che non possono assolutamente mancare:
- i dati e i recapiti (telefono ed e-mail) del destinatario;
- i dati anagrafici e di recapito del reclamante;
- gli estremi del contratto (ad es. il POD/PDR, il codice cliente, ecc.), del biglietto di viaggio, della spedizione, della fattura o di qualsiasi altro prodotto/servizio oggetto di segnalazione;
- le motivazioni del reclamo. Occorre descrivere in maniera precisa e puntuale il disservizio riscontrato e l’eventuale danno subito;
- la richiesta che si intende avanzare al destinatario;
- il termine entro il quale il destinatario deve provvedere ad esaudire la richiesta.
Allegare alla lettera una copia di quei documenti che possono in qualche modo favorire un riscontro del disservizio da parte del destinatario:
- una foto del pacco danneggiato
- una copia della lettera di vettura
- una copia del contratto
- una copia della fattura o dello scontrino
- una copia del contratto
- ecc.
Quali sono gli errori da evitare
Quando si scrive una lettera di reclamo occorre assolutamente evitare di
- lasciarsi andare a minacce o commenti inopportuni, senz’altro dettati dalla rabbia e dalla delusione del momento;
- non formulare una precisa richiesta (di sostituzione del prodotto, storno della fattura, riparazione del guasto, rimborso del prezzo pagato, ripristino della fornitura, risarcimento dei danni subiti, ecc.);
- indirizzarla ad un ufficio non appositamente predisposto a questa funzione (ad es. l'ufficio commerciale o la sede legale). A tal fine si consiglia di verificare quanto riportato in fattura, sul sito, nella carta dei servizi o su qualsiasi altro documento ufficiale;
- effettuare la spedizione oltre tempo massimo (ad es. dopo i 30 giorni previsti dalla ricezione della fattura, oppure dopo gli 8 giorni dalla scoperta del difetto, oppure dopo i 60 giorni dalla ricezione dell'estratto conto e via discorrendo);
- buttare la spugna se la controparte non risponde al reclamo. In questi casi è sempre opportuno monitorare il tempo a disposizione del destinatario per fornire un riscontro (30, 45 o 60 giorni) e prepararsi ad una contromossa nel caso in cui la risposta non pervenga o la proposta di risoluzione della controversia non soddisfi pienamente.
Fac simile lettera di reclamo esempio
Oggetto: Reclamo formale per _____________________
Gentile/Spett.le ____________________,
con la presente intendo presentare un formale reclamo in merito a __________________ (ad es. “alla fattura numero … ricevuta il ….”, “al trattamento ricevuto dal vostro collaboratore in occasione del …”, “al difetto riscontrato sul prodotto acquistato il ….”, “alla mancata/parziale esecuzione del servizi previsti dal contratto …”, “al ritardo con il quale mi è stato consegnato il prodotto ….”, “alla mancata esecuzione del reso relativo alla merce acquistata …”, ecc.).
Nello specifico il problema riscontrato riguarda _____________ (fornire ogni dettaglio utile a chiarire il motivo del reclamo, ad esempio fornendo precisazioni in merito al prodotto/servizio acquistato, ad eventuali riferimenti a ordini, contratti o comunicazioni precedenti, al danno riscontrato e alle conseguenze subite, agli eventuali tentativi già effettuati per risolvere la situazione, ecc.).
A supporto di quanto affermato, allego la seguente documentazione:
- _____________________
- _____________________
(ad esempio copia della fattura, foto del danno, copia del contratto, email precedenti, ecc.)
Alla luce di quanto sopra, chiedo cortesemente che _____________ (specificare nel dettaglio la richiesta: ad esempio “la sostituzione del prodotto difettoso", “il rimborso dell’importo pagato pari a € …", “la ripetizione del servizio a titolo gratuito", “il risarcimento per i danni subiti quantificabile in € …", “l’intervento di un tecnico specializzato”, ecc.).
Resto in attesa di un Vostro riscontro entro il termine di ___ giorni dal ricevimento della presente. In caso di mancata risposta, mi vedrò costretto/a ad adire le vie legali per la tutela dei miei diritti.
Distinti saluti.
Luogo e data
Firma
Lettera di reclamo: altri esempi
Da segnalare innanzitutto che sul nostro portale sono disponibili altri modelli generici da cui trarre ispirazione:
Se invece non vuoi rischiare di omettere informazioni importanti riguardo a delle problematiche specifiche, ti consigliamo di affidarti ai modelli preimpostati che trovi sul nostro portale, più precisamente all'interno della macro-sezione riservata ai RECLAMI. Nel dettaglio questa la modulistica che puoi trovare:
Chiaramente i reclami dei clienti se gestiti nel modo corretto diventano una opportunità per migliorare il prodotto/servizio e per preservare la fiducia del cliente. Dunque è estremamente importante registrare i reclami, analizzarli, individuare delle possibili soluzioni e fornire ai clienti una risposta, sempre. Ecco un
