Fac simile lettera di reclamo: i modelli per ogni esigenza

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 30/10/2023

Quando sottoscrivi un contratto con un gestore telefonico o elettrico, con una compagnia assicurativa o con una banca, quando fruisci di un servizio o semplicemente quando acquisti un prodotto, hai il sacrosanto diritto di protestare se qualcosa non va per il verso giusto. Ma meglio farlo per iscritto, piuttosto che alzare la voce a telefono. Con questo post vogliamo fornirti qualche suggerimento per rendere efficace una lettera di reclamo.

Indice

Lettera di reclamo: quando redigerla

La lettera di reclamo ha lo scopo di portare a conoscenza del destinatario un problema che si è riscontrato dopo la sottoscrizione di un contratto, l'adesione ad un servizio o l'acquisto di un prodotto:

  • il prodotto risulta difettoso;
  • l'erogazione della fornitura (elettrica o del gas) risulta sospesa;
  • la fattura contiene importi anomali;
  • il prodotto non risulta ancora consegnato;
  • la visione dei programmi è interrotta;
  • è stato sottoscritto un contratto telefonico non richiesto;
  • la merce consegnata risulta danneggiata;
  • il segnale Internet è assente;
  • ecc.
Ecco come scrivere una lettera di disappunto.

Perché è importante un reclamo scritto

È importante ricorrere ad una lettera scritta perché consente di:

  • mettere nero su bianco il problema o il disservizio riscontrati, cosìcché il destinatario possa effettuare gli opportuni riscontri ed adoperarsi per una rapida risoluzione;
  • costituire in mora il fornitore ex art. 1219 c.c., fondamentale se si intende richiedere il risarcimento del danno derivante dal mancato o ritardato adempimento della controparte;
  • interrompere i termini della prescrizione;
  • attivare procedure di risoluzione stragiudiziale della controversia (conciliazione, mediazione ...).

A tal fine è importante che la lettera sia inoltrata al destinatario attraverso mezzi che consentano di accertare la data di spedizione e ricezione della comunicazione. Per disporre di una prova legale consigliamo di ricorrere alla:

  • raccomandata con ricevuta di ritorno (meglio se raccomandata a mano) oppure alla
  • posta elettronica certificata.

Come scrivere una lettera di reclamo efficace

Come deve essere scritta una lettera di reclamo? Sicuramente in modo chiaro, conciso e completo. Questi gli elementi che non possono assolutamente mancare:

  • i dati e i recapiti (telefono ed e-mail) del destinatario;
  • i dati anagrafici e di recapito del reclamante;
  • gli estremi del contratto (ad es. il POD/PDR, il codice cliente, ecc.), del biglietto di viaggio, della spedizione, della fattura o di qualsiasi altro prodotto/servizio oggetto di segnalazione;
  • le motivazioni del reclamo. Occorre descrivere in maniera precisa e puntuale il disservizio riscontrato e l’eventuale danno subito;
  • la richiesta che si intende avanzare al destinatario;
  • il termine entro il quale il destinatario deve provvedere ad esaudire la richiesta.

Allegare alla lettera una copia di quei documenti che possono in qualche modo favorire un riscontro del disservizio da parte del destinatario:

  • una foto del pacco danneggiato
  • una copia della lettera di vettura
  • una compia del contratto
  • una copia della fattura o dello scontrino
  • ecc.

Quali sono gli errori da evitare

Quando si scrive una lettera di reclamo occorre assolutamente evitare di

  • lasciarsi andare a minacce o commenti inopportuni, senz’altro dettati dalla rabbia e dalla delusione del momento;
  • non formulare una precisa richiesta (di sostituzione del prodotto, storno della fattura, riparazione del guasto, rimborso del prezzo pagato, ripristino della fornitura, risarcimento dei danni subiti, ecc.);
  • indirizzarla ad un ufficio non appositamente predisposto a questa funzione (ad es. l'ufficio commerciale o la sede legale). A tal fine si consiglia di verificare quanto riportato in fattura, sul sito, nella carta dei servizi o su qualsiasi altro documento ufficiale;
  • effettuare la spedizione oltre tempo massimo (ad es. dopo i 30 giorni previsti dalla ricezione della fattura, oppure dopo gli 8 giorni dalla scoperta del difetto, oppure dopo i 60 giorni dalla ricezione dell'estratto conto e via discorrendo);
  • buttare la spunga se la controparte non risponde al reclamo. In questi casi è sempre opportuno monitorare il tempo a disposizione del destinatario per fornire un riscontro (30, 45 o 60 giorni) e prepararsi ad una contromessa nel caso in cui la risposta non pervenga o la proposta di risoluzione della controversia non soddisfi pienamente.

Lettera di reclamo: esempi

Se non vuoi rischiare di omettere informazioni importanti, ti consigliamo di affidarti ai modelli preimpostati che trovi sul nostro portale. Ne forniamo qualche esempio.

Ad esempio molti dei fac simile disponibili su Moduli.it attengono alla fornitura dei servizi di:

Ma sul nostro portale puoi trovare anche la modulistica di reclamo attinente ai SERVIZI DI TRASPORTO

aereo

nave

treni e bus

ai SERVIZI DI SPEDIZIONE

ai SERVIZI OFFERTI DALLE PAY TV

ai SERVIZI BANCARI, ASSICURATIVI E POSTALI

Ma non è tutto perché sul nostro portale puoi scaricare migliaia di altri moduli pronti all'uso e adatti a qualsiasi tipo di esigenza:

Chiaramente i reclami dei clienti se gestiti nel modo corretto diventano una opportunità per migliorare il prodotto/servizio e per preservare la fiducia del cliente. Dunque è estremamente importante registrare i reclami, analizzarli, individuare delle possibili soluzioni e fornire ai clienti una risposta, sempre. Ecco un

Pubblicato il 30/10/2023    8 Commenti
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Domande frequenti

Come scrivere una lettera di reclamo? Una letteta di reclamo, per essere efficace ed incisiva, deve contenere questi elementi: dati e recapiti del destinanario e del reclamante; gli estremi del contratto o dell'accordo o della vendita per cui si reclama; le motivazioni del reclamo, indicate in maniera precisa, esaustiva e concisa; la richiesta che si avanza al destinatario e i termini entro cui deve essere soddisfatta. Inoltre, è opportuno inviare il reclamo attraverso mezzi che consentano di accertare la data di spedizione e ricezione della comunicazione (quali PEC o raccomandata a/r), in modo da avere una prova valida da opporre in fase di risoluzione della controversia, giudiziale o stragiudiziale
Quando scrivere una lettera di reclamo? Quando il fornitore di un prodotto o servizio non rispetta gli accordi presi o il contratto sottoscritto si ha il diritto di protestare e di metterlo a conoscenza, per iscritto, dei problemi insorti, attraverso unn lettera di reclamo


57517 - Monica
03/03/2022
Buonasera, ho comprato delle camere da letto 3, ho riscontrato una serie di problemi: progettazione sbagliata, tempi lunghi di consegna, mancata consegna e montaggio nella data prestabilita, consegna pezzi difettosi e di misure non corrette, montaggio errato con danneggiamento pezzi, assistenza che promette soluzioni e puntualmente devono ritornare perché non realizzate, qualità articoli scadente per il prezzo pagato. Disagi subiti: ho vissuto accampata con due figli e scatoloni ovunque in attesa delle innumerevoli volte che sono venuti per risolvere i problemi senza risolverli, giornate di lavoro perse o comunque mio tempo personale sacrificato, sofferenza fisica (sono una persona invalida) nel vuotare e riempire gli armadi quando venivano, per dare loro la possibilità di finire e senza invece avere un risultato definitivo. Sono arrivata a dire al telefono che possono portare via tutto, esasperata nonostante la mia comprensione.... tra poco festeggeremo un anno dall’acquisto e le mie camere non sono ancora finite!... Aiuto Vorrei essere risarcita economicamente vorrei chiedere il 30% del valore merce tenendo tutto così, oppure mi va bene che si riprendano tutto le comprerò da un'altra parte, come posso scrivere in maniera efficace? Grazie

52702 - Redazione
29/04/2019
Daniela, in questo articolo è linkato un modulo per segnalazione di disservizi. Chiaramente va personalizzato rispetto al suo caso specifico. In alternativa potrebbe utilizzare questo fac simile, seppure si riferisca ad un furto in albergo e non in ospedale.

52698 - DANIELA
28/04/2019
Buongiorno. Ho appena subito un disservizio dalla sanità, vorrei inviare un reclamo perché è sparito l’anello di matrimonio di mia madre. Posso chiedervi se avete un fac simile di un reclamo da scrivere, grazie.

51528 - Redazione
12/02/2018
Luca, presto dedicheremo un articolo specifico a questo tema. In quella occasione metteremo a disposizione dei nostri utenti anche un modello di contestazione lavoro/fattura dentista/odontoiatra.

51511 - Luca
08/02/2018
A seguito di lavori da parte di un odontoiatria non eseguiti correttamente, mi sono rivolto al responsabile il quale mi ha detto di far pervenire una lettera di contestazione/reclamo e la relazione dell'altro dentista che ha sistemato il lavoro. Riuscite ad aiutarmi? Grazie

50998 - Daniela
29/11/2017
Buongiorno, ho appena riscontrato una grave incompetenza ai danni di un ragazzino disabile da parte del distretto socio sanitario della mia zona posso chiedervi se avete anche un facsimile per servizi sociali, grazie.

48452 - Redazione
18/02/2017
Lino, potrebbe ad esempio prendere spunto da questo fac simile.

48429 - Lino
18/02/2017
Scusate, dato che a Dicembre 2016 ho ricevuto cartella esattoriale per bollo auto 2010 non pagato. Dovrei fare reclamo alla Regione Lombardia per un bollo auto del 2010 pagato di cui ho anche copia pagamento. Nel vostro sito non riesco a trovare modulo per fare questo tipo di reclamo, chiedo cortesemente in che maniera potrei fare? Grazie e attendo risposta da parte Vostra. Distinti Saluti. Lino


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