Modulo rimborso spese generico: quando e come utilizzarlo
Il modulo rimborso spese è una dichiarazione che puoi compilare e inviare ad una persona, fisica o giuridica, al fine di ottenere il riaccredito delle spese sostenute nell'ambito dello svolgimento dell'attività professionale.
Ricordiamo che sul nostro portale è altresì possibile scaricare altri fac simile, come il modello rimborso spese viaggio excel, il modulo rimborso spese trasferta o il fac simile nota spese excel.
A cosa serve il modulo rimborso spese
Il modello rimborso spese che puoi scaricare da questa pagina serve in particolare per ottenere il riaccredito dell’importo complessivo speso in occasione di un viaggio o di una trasferta. Si tratta di un modello in formato doc, dunque facilmente adattabile a specifiche situazioni.
Ad esempio, un giornalista potrebbe utilizzare questa dichiarazione per farsi rimborsare le spese di viaggio sostenute per effettuare l’intervista ad un personaggio dello spettacolo o dello sport.
Un’insegnante potrebbe farsi rimborsare dal Dirigente Scolastico le spese sostenute per aver presenziato insieme agli alunni alla premiazione di un concorso tenutosi fuori città.
Un dipendente potrebbe chiedere al suo datore di lavoro il rimborso delle spese sostenute per aver effettuato una trasferta all'estero.
Un socio potrebbe richiedere un rimborso spese associazione per il fatto di aver portato a termine una missione che gli è stata affidata dalla stessa associazione
Come si compila il modello rimborso spese
Il modulo rimborso spese presenta una prima parte in cui è necessario inserire
- i propri dati personali
- il codice fiscale ed eventualmente il numero della Partita Iva.
Subito dopo occorre specificare
- il periodo e la tipologia di attività che è stata svolta e
- il contesto a cui la stessa si riferisce, oltre che
- l'intervallo di tempo nel quale sono state sostenute quelle spese di cui ora chiedi il rimborso.
Così sul modulo rimborso spese si può indicare, come tipo di attività, “Partecipazione al meeting di Dubrovnik (HR)” dal 29/05/2018 al 30/05/2018 nell'ambito del "Progetto europeo HERCULTOUR". A seguire: la richiesta esplicita.
Se si intende ricevere il rimborso tramite bonifico sul conto corrente si dovrà specificare sul modulo rimborso spese le proprie coordinate bancarie, indicando
- il nome dell’istituto e l’indirizzo della filiale nella quale hai aperto il conto, ma soprattutto
- il Codice Iban.
Termina scrivendo la data odierna e firma il documento.
Cosa allegare al modello rimborso spese
Non dimenticare di allegare al modulo rimborso spese tutte le ricevute in originale. Per sicurezza, fai una fotocopia di ciascuna ricevuta, fattura o scontrino e conservala. Potrebbe rendersi utile accompagnare la dichiarazione di rimborso con una distinta delle spese sostenute, specificando tipo di spesa (biglietto aereo/nave/treno, utilizzo mezzo proprio, pedaggi autostradali, taxi, bus, parcheggi, vitto, alloggio, ecc.) con i rispettivi importi.
Naturalmente ogni ente disciplina a proprio modo i rimborsi spese, per cui il consiglio è quello di far sempre riferimento al regolamento interno – se presente – o comunque alle istruzioni impartite dall’azienda o ente pubblico. Così per i viaggi ferroviari l’ente potrebbe chiedere di allegare i biglietti in originale o l'e-mail di prenotazione (se effettuati mediante prenotazione on-line), mentre per i viaggi aerei potrebbe chiedere di allegare, oltre ai biglietti in originale o alla eventuale prenotazione on-line, anche la carta d’imbarco in originale.
Attenzione anche al rimborso dei taxi: per alcuni enti o iniziative questo potrebbe ritenersi ammissibile solo nel caso in cui il ricorso ai mezzi pubblici risulti effettivamente inconciliabile ed eccessivamente gravoso rispetto alle esigenze, alla tempistica, all'articolazione delle attività da svolgere e magari alle condizioni del soggetto. Dunque informarsi bene prima di partire.
Una volta compilato il modulo rimborso spese può essere presentato di persona all'ufficio preposto, inviato tramite posta tradizionale/elettronica oppure inoltrato tramite fax.
