Tutela della privacy nelle scuole: ecco le regole del Garante

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 11/09/2017

Ti è mai capitato di andare a vedere una recita scolastica, o partecipare ad un evento per l'assegnazione di un premio, e notare un’insegnante che riprende gli studenti con il cellulare, per poi postare il video sulla pagina facebook della scuola? Bene sappi che per la legge questo non è ammissibile, almeno non prima di aver ottenuto il consenso informato da parte dei genitori. Pensandoci bene , gli istituti scolastici sono degli enormi contenitori di informazioni, dati personali e (talvolta) sensibili relativi anche a soggetti minorenni, che le pubblicano costantemente. Il rischio di ledere la riservatezza degli studenti è notevole, in più l’avvento dei social network non ha fatto altro che peggiorare le cose. Senza la giusta regolamentazione, l’educazione alla condivisione e la conoscenza dei rischi a cui tutti, minorenni inclusi, si espongono quando pubblicano un contenuto che non rispetta la dignità e la riservatezza degli studenti, si va incontro al caos. Ecco perché il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato sul sito web ufficiale (www.garanteprivacy.it) un vademecum che aiuta grandi e piccini rispettare la tutela della privacy nelle scuole.

Privacy e tutela della riservatezza nelle scuole pubbliche e private

Il Garante per la protezione dei dati personali apre la trattazione del Vademecum “La scuola a prova di Privacy” precisando che tutti gli istituti scolastici, sia quelli pubblici sia quelli privati, anche i paritari, hanno l’obbligo di specificare a studenti, famiglie, professori e personale scolastico come vengono trattati i loro dati personali. Per dirla in parole povere, le persone che comunicano i loro dati personali e sensibili devono ricevere un’informativa da parte della scuola, che rende noto quali dati saranno raccolti, a quale scopo e che in che modo verranno trattati.

Nello specifico, le scuole pubbliche hanno la facoltà di elaborare solo i dati personali previsti dalla normativa di settore, oppure utili al perseguimento di scopi istituzionali. Queste occasioni non necessitano di chiedere il consenso agli studenti per l’utilizzo dei loro dati. Nelle scuole private e paritarie, invece, non è necessario chiedere il consenso per l’utilizzo dei dati personali, se ciò è finalizzato all’iscrizione o ad altre attività scolastiche; in tutti gli altri casi (ad esempio per le attività non strettamente connesse a quelle didattiche o non previste già dall’ordinamento scolastico) le scuole dovranno chiedere il consenso dell’interessato o di chi ne esercita la tutela.

Quando, invece, vengono raccolti dati sensibili e giuridici la musica cambia, in quanto questi ultimi devono essere trattati con estrema cautela e nel rispetto di una specifica legislazione. Per essere precisi, questo particolare tipo di informazioni deve essere acquisito e manipolato verificandone completezza, pertinenza e “indispensabilità” ovvero il reale bisogno ai fini scolastici e istituzionali.

La tutela della privacy nelle scuole: cosa sono i dati sensibili e giudiziari

I dati sensibili sono una particolare categoria di informazioni personali che se diffuse in maniera impropria, possono trasformare ogni persona in un potenziale e fragile bersaglio. Ricordiamo che i dati sensibili quelli quei dati personali che possono rivelare l'origine razziale ed etnica di una persona, le sue convinzioni religiose, le sue opinioni politiche, il suo stato di salute e la sua vita sessuale. Ecco spiegato il motivo che giustifica un trattamento diverso dei dati sensibili rispetto ai dati identificativi, ossia quelli che permettono l'identificazione diretta di una persona, come i dati anagrafici (ad esempio: nome e cognome), l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, le immagini, ecc.

Ora vediamo, nello specifico, quali dati sensibili possono essere utilizzati e in quale contesto.

- Origini razziali ed etniche: possono essere utilizzati dalle istituzioni scolastiche come ausilio all’integrazione di studenti stranieri;

- Convinzioni religiose: le informazioni sul culto degli studenti possono essere trattate per garantire la libertà di culto e l’insegnamento della religione cattolica;

- Stato di salute: le informazioni circa lo stato di salute degli individui possono essere utilizzate solo per attività di sostegno agli alunni disabili o con disturbi di apprendimento, per favorire l’insegnamento domiciliare e ospedaliero a tutti i soggetti affetti da gravi patologie, nelle visite guidate e nei viaggi di istruzione, per la partecipazione alle attività sportive, per favorire la gestione delle assenze per malattia;

- Convinzioni politiche: questo genere di informazioni può essere utilizzato solo per favorire l’applicazione della Costituzione e garantire il funzionamento dei gruppi di rappresentanza, come le consulte e le associazioni degli studenti e le associazioni dei genitori;

I dati giudiziari, invece, sono quelli che possono rivelare l'esistenza di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o nel registro dei carichi pendenti. Bene, devi sapere che questo genere di informazioni può essere raccolto e utilizzato solo per garantire il diritto allo studio anche a soggetti sottoposti a regime di detenzione o di protezione.

Infine i dati sensibili e giudiziari possono essere raccolti e trattati anche con riferimento alle attività connesse alla gestione di contenziosi tra la scuola e le famiglie degli studenti (reclami, ricorsi, esposti, provvedimenti di tipo disciplinare, ispezioni, citazioni, denunce all’autorità giudiziaria, etc.).

Tutela della privacy nella scuola: il diritto di accesso ai dati personali

Nelle scuole, come in qualsiasi altro ambiente, pubblico e privato, ognuno ha il diritto di ricevere informazioni circa i propri dati in loro possesso, la modalità di acquisizione, di trattamento, di divulgazione e così via. In questo caso, gli studenti maggiorenni, i genitori o i tutori degli studenti minorenni hanno il diritto di richiedere l’accesso ai dati raccolti e utilizzati dalla scuola. Qualora tali dati non siano aggiornati o non siano esatti, è altresì possibile aggiornarli o correggerli. In generale, per chiedere l’accesso ai dati personali, ci si rivolge direttamente al “titolare del trattamento”, che in questo caso è l’istituto scolastico. È possibile utilizzare questo modulo per tutela privacy e accesso ai dati personali disponibile gratuitamente su questo portale.

Se la scuola non risponde oppure se nega l’accesso ai dati, è possibile rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali facendo ricorso (questo è il modulo di ricorso al Garante della Privacy che è possibile utilizzare) oppure rivolgersi alla magistratura.

Accedere ai documenti amministrativi, invece, è più complicato, poiché l’ottenimento di questo particolare tipo di informazioni non è regolato dal Codice della privacy, ma disciplinato dalla legge n. 241 del 1990 (e successive modifiche). Per farla semplice, è compito dell’amministrazione (in questo caso la scuola) verificare, caso per caso, se studenti e/o genitori hanno un interesse diretto e concreto nei confronti di ciò che richiedono e, dunque, decidere se ci sono i presupposti normativi per consentirne l'accesso.

Ad ogni modo, se la situazione lo consente, puoi richiedere l’accesso agli atti con una richiesta formale, scritta su carta bianca oppure redatta mediante compilazione di uno di questi modelli di richiesta di accesso agli atti.

Da ricordare che genitori e studenti possono esercitare anche il cosiddetto diritto di accesso civico, un istituto regolato dall’art. 5 del D.Lgs 33/2013, che consente a chiunque il diritto di richiedere, gratuitamente e senza necessità di motivazione, documenti, informazioni o dati per i quali sussiste l’obbligo di pubblicazione da parte delle pubbliche amministrazioni ai sensi della normativa vigente. Questo il modulo di richiesta di accesso civico da utilizzare. Puoi approfondire l'argomento leggendo il post "Il diritto di accesso civico: cos’è e come si esercita".

Tutela della privacy e la vita a scuola

Vediamo adesso come si concilia il diritto alla privacy degli studenti e dei loro genitori con le esigenze degli istituti scolastici legate agli aspetti amministrativi e alla didattica. A tal proposito il Garante chiarisce innanzitutto che gli istituti di ogni ordine e grado non possono predisporre, ai fini dell’iscrizione a scuola dei ragazzi, moduli che contengono dati e informazioni personali eccedenti e non rilevanti per questa specifica finalità: ad esempio la professione dei genitori, il reddito percepito dal nucleo familiare, ecc.

Per quanto riguarda i voti, sappiamo che alla fine di ogni anno scolastico le scuole espongono i quadri degli esiti scolastici. Bene, il Garante per la privacy chiarisce a riguardo che rendere noti i nomi e cognomi di tutti gli alunni, divisi per classe frequentata, con gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato è legittimo. Tuttavia l’istituto scolastico non può fornire, neppure indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti. Gli esiti delle prove sostenute dagli studenti portatori di handicap o con disturbi specifici di apprendimento (DSA), deve essere invece contenuti unicamente nell’attestazione rilasciata allo studente e non può essere affissa in bacheca.

E se l’insegnate assegna alla propria classe lo svolgimento di un tema sul mondo personale o familiare degli alunni lede il diritto alla privacy oppure no? Per il Garante no. Tuttavia sta alla sensibilità dell’insegnante trovare sempre il giusto compromesso tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali.

Per quanto attiene alle comunicazioni scolastiche, il Garante chiarisce che se sono rivolte indistintamente a tutte le famiglie degli studenti, esse non possono in alcun modo contenere dati e informazioni che identificano in maniera chiara uno o più studenti. Così se si comunica l'organizzazione di un convegno sul tema del bullismo a scuola, non è possibile far riferimento ad episodi specifici di bullismo in cui sono stati chiaramente coinvolti determinati studenti. Così come non è possibile pubblicare on line una circolare contenente i nomi degli studenti portatori di handicap.

Con l’obiettivo di facilitare l’orientamento e l’inserimento nel mondo del lavoro, le scuole possono, infine, comunicare ad enti pubblici e privati i dati personali relativi agli studenti (risultati scolastici, esperienze maturate nell’alternanza scuola lavoro, altre competenze acquisite, ecc.). Tuttavia:
- non possono comunque diffondere dati sensibili e giudiziari;
- è necessaria in ogni caso l’autorizzazione degli studenti e/o dei genitori.

Tutela della privacy: servizi mensa e scuolabus

Le scuole che offrono il servizio mensa sono tenute ad attuare ogni provvedimento idoneo a garantire la tutela dei dati personali, dal momento che la fornitura di determinati pasti potrebbero rivelare il legame degli studenti a certi dettami religiosi o a particolari condizioni di salute (taluni potrebbero essere affetti ad esempio da celiachia).

Va ricordato, inoltre, che non è possibile rendere noto sul sito della scuola o attraverso la bacheca affissa in segreteria, i nominativi dei genitori che accusano un ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa; così come non si può rendere pubblico l'elenco dei genitori appartenenti a famiglie con un certo ISEE che fruiscono gratuitamente di tale servizio.

Il Garante ha voluto anche rimarcare l’attenzione che scuole ed enti locali devono avere nel trattare gli elenchi degli studenti che fruiscono del servizio di scuolabus. Tali elenchi, infatti, non possono in alcun modo essere pubblicati su Internet, visto che rendendo noto il percorso del bus con le rispettive fermate di salita-discesa, si rischierebbe di esporre i bambini alle azioni di eventuali malintenzionati.

Tutela della privacy: foto e video di saggi e gite scolastiche

Se nel corso di una recita o di una gita scolastica il genitore effettua delle riprese video e scatta delle foto con il proprio smartphone, non lede in alcun modo la privacy degli studenti o insegnanti coinvolti se la cosa viene fatta per fini esclusivamente personali. Tuttavia se le stesse riprese vengono diffuse ad esempio su Facebook allora si rende necessario acquisire prima il consenso informato delle persone presenti nelle fotografie e nei video. Sul nostro portale trovi il modello di liberatoria / autorizzazione per la pubblicazione di foto e video che puoi scaricare gratuitamente e personalizzare sulla base delle tue specifiche esigenze. La stessa accortezza bisogna avere nel momento in cui si registrano le lezioni e si pubblicano su Internet.

Tutela della privacy: cosa fare in caso di violazioni

Se l’istituzione scolastica viola, in qualsiasi modo, la privacy di uno studente, è possibile agire inviando una segnalazione o un reclamo. Le situazioni possono essere le più disparate: dalla pubblicazione di dati personali sul sito ufficiale dell’istituto, senza aver richiesto preventivamente il consenso, al trattamento di informazioni personali e sensibili, senza aver ricevuto un’adeguata informativa, ecc. Cosa fare in questi casi? Innanzitutto ricorda che per tutelare i tuoi diritti e quelli di soggetti minorenni non serve perdere la calma e la lucidità: basta inviare al Garante una segnalazione o un reclamo vero e proprio.

La segnalazione è completamente gratuita, può essere scritta in carta bianca per poi essere inviata ai contatti presenti sul sito ufficiale www.garanteprivacy.it, mentre per il reclamo (più circostanziato rispetto alla semplice segnalazione) occorre pagare i diritti di segreteria che ammontano a 150,00 euro.

Modalità e modulistica per il ricorso al Garante: sul sito ufficiale si specifica che il reclamo è lo strumento attraverso il quale è possibile rivolgersi all’Autorità e lamentare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali (art. 141, comma 1, lettera A del Codice Privacy). Dopo aver ricevuto il reclamo, infatti, il Garante avrà modo di procedere alla verifica di quanto è accaduto, intervenendo nei confronti dell’istituzione, qualora fosse necessario. Si può redigere il reclamo in piena autonomia, basterà scaricare il modulo di ricorso al Garante della Privacy da questo portale e compilarlo a dovere, corredarlo di tutti i documenti necessari e inviarlo ai canali predisposti dal Garante. Nello specifico è possibile:

- Consegnarlo di persona;
- Inviarlo tramite raccomandata A/R a: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio, 121 00186 Roma;
- Spedirlo via e-mail all'indirizzo: urp@gpdp.it, oppure alla PEC urp@pec.gpdp.it;
- Inviarlo tramite fax al numero: 06/69677.3785.

Tutela della privacy e cyberbullismo

Il Garante ha inserito nel vademecum una speciale sezione dedicata al cyberbullismo, un argomento di estrema attualità, che anche il blog di Moduli.it ha avuto modo di trattare, nell’articolo “Bullismo e Cyberbullismo: un piano per combatterli”. Per essere precisi, l’autorità spiega che sebbene i soggetti più giovani siano anche i più predisposti all’utilizzo delle nuove tecnologie, sui banchi di scuola come altrove, è altrettanto vero che spesso l’uso di dispositivi hi-tech non è sorretto da una sufficiente maturità. Cosa vuol dire? È semplice: i ragazzi, soprattutto minorenni, si ritrovano a gestire oggetti e condividere informazioni che potrebbero ledere la dignità e la riservatezza di altri soggetti, senza esserne consapevoli.

Il Garante, infatti, dichiara che: “i giovani devono essere consapevoli che le proprie azioni in rete possono produrre effetti negativi anche nella vita reale e per un tempo indefinito. Troppi ragazzi, insultati, discriminati, vittime di cyberbulli, soffrono, possono essere costretti a cambiare scuola o, nei casi più tragici, arrivare al suicidio”.

Davanti a episodi di violenza, anche solo verbale, anche se inflitta tramite l’uso di una tastiera, è importantissimo non minimizzare, voltando la testa dall’altra parte. Al contrario, è bene avvisare compagni di classe, professori, genitori e dirigente scolastico: la questione deve essere affrontata di petto, anche se avviene su un campo ostile come la rete o sui social network. L’invito del Garante è quello di mettersi in contatto con il gestore delle pagine social e segnalare l’abuso, così da cancellare testi e immagini inappropriate. Qualora, invece, si subisca un vero e proprio danno lesivo della privacy, allora si può contattare direttamente il Garante e altre autorità competenti.

A questo proposito ricordiamo che cyberbullismo e bullismo sono considerati dei veri e propri reati: ciò vuol dire che le vittime possono tutelarsi contattando un legale e chiedendo un risarcimento danni, in virtù dell’art 2043 del Codice Civile. Se la situazione dovesse aggravarsi, degenerando con minacce e violenze fisiche, è bene ricordare che è possibile denunciare il colpevole agli organi della Polizia. Se desideri approfondire l’argomento del Diritto alla Privacy puoi leggere l’articolo “Diritto alla privacy: cos'è e come esercitarlo”.