Copia autentica atto notarile: come richiederla

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 24/11/2021

Richiedere la copia di un atto notarile (per mutuo, acquisto prima casa, donazione, ecc.) è un'operazione tutto sommato semplice, basta rivolgersi al professionista che ha stipulato l'atto e chiederne il rilascio di una copia. Ma cosa succede se nel frattempo il notaio è deceduto, ha cessato l'attività, oppure si è trasferito in altro distretto notarile?

Copia atto notarile: a chi farne richiesta

Come detto gli atti notarili vengono detenuti dal notaio che ha stipulato l’atto, quindi qualora tu avessi bisogno di una loro copia, non dovresti far altro che rivolgerti a lui. Per trovare l’indirizzo del notaio si può consultare il sito del Consiglio Nazionale del Notariato (www.notariato.it).

Tuttavia qualora il notaio in questione avesse chiuso lo studio o si fosse trasferito in un altro distretto notarile, avresti comunque la possibilità di richiedere la copia dell’atto notarile presentando un'istanza di accesso presso l'archivio notarile del distretto dove egli esercitava la professione al momento della stesura dell’atto. Se non conosci la precisa collocazione dell’archivio, ti consigliamo di consultare ARCHINOTA.

In pratica attraverso Archinota puoi sia ottenere le informazioni relative alla sede dell'Archivio notarile che conserva gli atti in caso di cessazione di attività da parte del notaio o di un suo trasferimento in altro distretto a far data dal 1° gennaio 1980, sia ricercare l'indirizzo dello studio notarile in caso di professionista ancora in attività.

Individuato l'archivio notarile presso il quale è depositato l’atto, puoi effettuare una formale richiesta:

• recandoti presso la sede dell'archivio (verifica quali sono gli orari di apertura del servizio di cassa);
• compilando e presentando il modulo richiesta copia atto archivio notarile.

Ricordati di precisare:

• se preferisci ricevere la copia dell’atto in formato cartaceo o telematico;
• se la copia deve essere in bollo o in carta libera (in quest'ultimo caso specificarne l’uso);
• la modalità di consegna della copia.

Richiesta copia autentica atto notarile

Se intendi ottenere una copia autentica dell’atto notarile, a mezzo fax, e-mail o PEC, devi prima chiedere al personale dell'Archivio qual è la spesa complessiva da sostenere (per ricerca, copia ed eventuale spedizione).

Se conosci il nome del notaio e gli estremi dell'atto (data e numero di repertorio o di raccolta) puoi chiedere il costo della copia telefonando oppure compilando il modello presente in questa scheda e inviandolo all'archivio notarile dove è depositato l’atto. L'archivio ricevuta la richiesta provvederà a comunicarti importo e modalità di pagamento.

Se invece non disponi degli estremi dell'atto, puoi chiedere all’Archivio notarile – sempre attraverso lo stesso modello - di ricercarlo sulla base dei dati di cui disponi. In questo caso la ricerca ha un costo di 6 euro, dunque alla richiesta dovrai allegare copia della ricevuta di versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale dell'archivio notarile.

Gli esiti della ricerca ti verranno comunicati per e-mail, unitamente all’importo dovuto per il rilascio della copia e alle relative modalità di pagamento se l’atto è stato trovato.

Anche in questo caso ricordati di precisare se desideri ricevere la copia atto notarile:

• su supporto cartaceo o informatico;
• in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo).

Specifica altresì le modalità di consegna della copia.

Copia atto notarile: quanto costa?

Come nella maggior parte dei casi, quando si effettua una richiesta, ci sono sempre dei costi da sostenere. L’importo totale dell’operazione è sempre il risultato della somma di più fattori: questo vale anche per ottenere la copia di un atto notarile. Ecco dunque quali sono i prezzi delle singole operazioni, approvati con il Decreto Ministeriale del 27 novembre 2012, n. 265.

• Per ogni richiesta: 1,00 €
• Ricerca di un atto: 6,00 €
• Lettura e ispezione di un atto: 10,00 €
• Scritturazione di originali, estratti, certificati e copie: 1,50 € per ogni foglio di 25 righe. Nei casi di urgenza c'è un supplemento di 3,00 €
• Rilascio di copia autentica su supporto informatico o cartaceo di atto redatto su originale cartaceo: diritto fisso di Euro 18,00 + 27,00 Euro per il rilascio della copia esecutiva, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo
• Estratto o certificato di un atto Euro 10,00, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione. Se l'estratto o il certificato si riferisce al contenuto essenziale di una convenzione è dovuto il diritto di Euro 18,00, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione.

L'imposta di bollo per la copia cartacea è di € 16,00 ogni 100 righe; nel caso di copia rilasciata su supporto informatico per via telematica è prevista l’imposta di bollo nella misura forfettaria di € 16,00.

Una volta aver accertato l’importo da corrispondere all’archivio è necessario versarlo sul conto corrente postale tramite bollettino o bonifico bancario/postale. In seguito ti consigliamo di fotocopiare la ricevuta ed allegarla alla richiesta di copia che invierai tramite corrispondenza, fax o posta elettronica all’archivio che detiene l’atto originale.

Qualora dovessi effettuare il pagamento della copia da uno stato o conto corrente estero, potresti dover sostenere un costo aggiuntivo. Nello specifico, il costo è nullo se il bonifico proviene da Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Islanda, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria; mentre ha un costo di 9,00 € nel caso in cui provenga da Principato di Monaco, Svizzera e tutti gli altri Paesi esteri.