Richiesta copia documenti: guida e fac simile

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 08/09/2020

Mettendo in ordine scaffali e cassetti ti sei accorto di non essere in possesso di alcuni documenti che oggi ti sarebbero di grande utilità. Probabilmente li avrai archiviati in qualche fascicolo finito chissà dove, dunque il timore è di averli persi o di averli erroneamente cestinati pensando che non servissero più. Invece ora ne hai bisogno più che mai. È una condizione comune a tantissime persone, ma che il più delle volte si può risolvere con una semplice richiesta copia documenti, da effettuarsi il più delle volte con una semplice comunicazione scritta.

Esempio richiesta copia documenti

Una situazione ricorrente è quella di perdere o cestinare l’ultimo estratto conto annuale inviato dalla banca e di accorgersene solo quando c'è la necessità di portarlo da un intermediario abilitato per eseguire il calcolo dell’ISEE. In tal caso potresti scaricare la versione digitale del documento, che il tuo istituto ha sicuramente messo a disposizione all'interno del tuo home banking.

In alternativa ti dovresti recare di persona in filiale e richiedere una copia dell'estratto. Se questa soluzione è complicata perchè la prima filiale è assai lontana dal luogo in cui ti trovi ora, puoi inoltrare una richiesta copia documenti, ovvero una comunicazione scritta indirizzata alla direzione della banca con cui chiedi sostanzialmente che ti venga trasmessa una copia dell'estratto.

Abbiamo fatto un esempio con l'estratto conto, ma capisci che potremmo estendere il discorso a svariate tipologie di documenti. In questo articolo ti spiegheremo come fare.

Richiesta copia di documenti: chi ne è in possesso

Il primo passo da fare per avere una copia delle fatture, delle dichiarazioni, delle attestazioni, dei contratti e chi più ne ha più ne metta, è trovare chi ne è in possesso, così da inviargli la richiesta copia documenti. A volte è estremamente facile individuare chi è il soggetto che detiene il documento originale, per esempio nel caso dell’estratto conto è chiaramente la banca presso la quale hai aperto il conto corrente a possedere lo storico.

In altre circostanze l’individuazione del soggetto potrebbe non essere così immediata. Per esempio come avere una copia del rapporto sull’incidente stradale in cui sei rimasto coinvolto 6 anni fa, se non ricordi l’autorità (Polizia Stradale, Polizia Municipale, Carabinieri) che intervenne per compiere i rilievi?

E se dovessi richiedere una copia dell'atto notarile relativo all'acquisto di un terreno effettuato 20 anni fa, ma non ricordare il nome del Notaio? E ancora, se dovessi per qualche motivo aver bisogno di una copia del contratto di fornitura luce e gas sottoscritto 10 anni fa presso la tua vecchia abitazione, ma non ricordare minimamente il nome della compagnia? 

E’ chiaro che in tutte queste circostanze prima di inoltrare qualunque richiesta copia documenti, è essenziale svolgere una indagine preliminare volta ad individuare con esattezza il destinatario della tua lettera richiesta documenti. 

In talune circostanze la ricerca potrebbe presentare meno difficoltà di quanto pensi. Ad esempio per risalire al nome dell’azienda fornitrice di energia, ti può essere di grande aiuto lo Sportello del Consumatore ARERA.

Come effettuare la richiesta rilascio copia documenti

Dopo aver compreso chi è in possesso dei documenti che ti servono, devi porti questa domanda: qual è il mezzo più efficace e veloce per avanzare la mia richiesta copia documenti? Se hai un rapporto di fiducia con l’avvocato, il notaio o il commercialista puoi chiedere una copia dei documenti in loro possesso con una semplice telefonata, oppure recandoti di persona in studio. Se il rapporto non è confidenziale, meglio inviare un messaggio di posta elettronica oppure prendere un appuntamento.

Solitamente le aziende private e le piccole realtà locali mettono a disposizione dei clienti una casella di posta elettronica alla quale indirizzare diverse tipologie di segnalazioni e richieste. Anche le compagnie che operano nel settore dell'energia o delle elecomunicazioni, incluse le pay tv, offrono ai consumatori la possibilità di comunicare col Servizio Clienti tramite la posta elettronica, la chat online oppure l'area sul sito ufficiale a cui accedere tramite il proprio account personale.

Ma se il soggetto a cui devi inoltrare la richiesta copia documenti è una pubblica amministrazione o più in generale se per l'importanza della questione, hai la necessità di provare sia l'inoltro della richiesta che la sua consegna al destinatario, con le relative date, è meglio lasciar perdere il telefono e prediligere la posta raccomandata con ricevuta di ritorno. In tal senso l'unica valida alternativa è rappresentata dalla posta elettronica certificata (PEC) che ha valore di piena prova al pari di una raccomandata: ma attenzione, perchè questo accada è necessario che anche la tua sia una PEC e non una normale casella di posta.

Richiesta copia documenti: come tutelarsi

Inviata la richiesta rilascio copia documenti dovresti ricevere il tutto nel giro di pochi giorni, via posta ordinaria o nella tua casella di posta. Ma potrebbe anche accadere che che la tua richiesta cada nel vuoto. In questo caso può rendersi opportuno un sollecito scritto. Ad esempio nel caso in cui il soggetto presso il quale hai prestato la tua attività lavorativa tardi a trasmetterti la copia della Certificazione Unicazione, puoi inviargli questo

• fac simile richiesta certificazione unica. 

In taluni casi l'organizzazione di riferimento potrebbe invitarti ad espletare una richiesta formale, in pratica a predisporre ed inviare una lettera richiesta documenti. In questo caso ti consigliamo di ricorrere alla raccomandata con avviso di ricevimento. Non dimenticare di allegare alla lettera una copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.

In alcuni casi, invece, l’ente o la società che detiene l’originale del documento subordina il rilascio della copia al versamento di una somma di denaro. Sappi che non ti trovi davanti ad una richiesta anomala: spesso gli enti pubblici e privati concedono attestazioni o copie di documenti solo dietro la certificazione di un pagamento. Così per ottenere una copia del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate, occorre presentare una richiesta in bollo da 16 euro. Ma lo stesso discorso potrebbe valere nel privato: le banche, ad esempio, per il rilascio dello storico degli estratti conto, richiedono il pagamento di un contributo spese per stampa, fotocopie ed eventualmente spedizione della documentazione (lo stabilisce l'art. 119 del Testo Unico Bancario).

Se l’azienda o l’ente al quale ti rivolgi ti nega l’ottenimento della copia, puoi intraprendere ogni procedura possibile ed immaginabile per tutelare questo tuo diritto: così se è la banca a rifiutarsi di concederti la copia dell’atto rivolgiti all’Arbitro Bancario Finanziario, se è la compagnia assicurativa coinvolgi l’IVASS, se è la compagnia telefonica chiedi l’intervento del Corecom, se è la società di luce e gas fai appello allo Sportello ARERA, se è il Comune rivolgiti al Difensore Civico e così via. In ultima istanza puoi rivolgerti al tuo avvocato e intraprendere delle azioni legali.

Quando si rende utile una delega

Nel caso in cui dovessi ritirare la copia di un contratto sottoscritto da un altro soggetto (ad esempio tua moglie, tuo figlio, un tuo parente, ecc.) potresti farlo, ma solo se alla richiesta formale allegassi una delega scritta. In altri termini sarebbe necessario che la persona legittimata a richiedere la copia del documento, tua moglie ad esempio, compilasse e sottoscrivesse una lettera formale richiesta documenti e contestualmente un

• modulo di conferimento delega

avendo cura di indicare il tuo nominativo quale soggetto delegato e di allegare anche una copia del suo documento d’identità.

Con questi documenti potresti recarti presso lo sportello competente, munito di un valido documento di identità, e presentare formalmente la richiesta.

Richiesta copia documenti amministrativi

Grazie alla Legge 7 agosto 1990, n. 241 tutti i cittadini hanno il diritto di chiedere alle amministrazioni di poter prendere visione oppure di ottenere una copia dei documenti amministrativi purché dimostrino di avere un "interesse giuridicamente rilevante". Per documenti amministrativi si intendono quei documenti in possesso di una pubblica amministrazione, di aziende autonome e speciali, di enti pubblici e gestori di pubblico servizio (acqua, energia, comunicazioni, ecc.); oppure tutti quei documenti che riguardano attività di pubblico interesse.

Sul nostro portale trovi alcuni

• fac simile richiesta accesso agli atti.

Questo invece il

• modulo accesso civico.

Ricorda che la pubblica amministrazione ha a disposizione 30 giorni per fornire un riscontro alle richieste pervenute. 

Fac simile richiesta documenti

Si libero di scrivere di tuo pugno la lettera, ma se volessi semplificarti la vita, potresti affidarti ad uno dei tanti fac simile scaricabili gratuitamente dal nostro portale.

L'unica accortezza che devi avere è quella di indicare le informazioni necessarie all’ente o alla società per individuare con esattezza il documento oggetto della richiesta, ma anche per identificare il soggetto legittimato a richiederne la copia.

Dunque è importante riportare i tuoi dati anagrafici, incluso eventualmente il codice fiscale, il luogo di residenza o di domicilio o comunque l’indirizzo – nel caso anche di posta elettronica certificata – presso il quale preferisci ricevere la documentazione. In riferimento al documento o al contratto, invece, puoi inserire informazioni riferite alla data di sottoscrizione, alla tipologia di contratto firmato, al prodotto/servizio oggetto del contratto e così via. 

Di seguito ti riportiamo un elenco assolutamente parziale:

• modulo richiesta copia contratto;
• modulo richiesta copia documenti bancari;
• fac simile richiesta copia contratto di mutuo;
• modulo richiesta copia documentazione su investimenti finanziari;
• modulo richiesta copia cartella clinica;
• modulo richiesta copia integrale di atti di stato civile;
• modulo richiesta di accesso atti del Centro per l'Impiego;
• modulo richiesta copia verbale di contestazione Polizia Municipale;
• modulo richiesta copia atto notarile;
• modulo richiesta copia contratto di locazione;
• modulo richiesta visura/copia dei rilievi fotografici autovelox;
• modulo richiesta copia del certificato di taratura autovelox;
• modulo richiesta rapporto su incidente stradale;
• modulo richiesta copia atti giudiziari;
• modulo richiesta copia contratto di locazione registrato;
• modulo richiesta di accesso ai documenti Inps;
• fac simile istanza di aceesso atti Ispettorato del lavoro.

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